إجراءات التحليل الوظيفي خطوة بخطوة
ليس من غير المألوف بالنسبة للشركات الصغيرة أن يكون لديها موظفون ليست بحاجه إليهم، أو وظائف لايتم تنفيذها بشكل صحيح لأن الشركة لا تمتلك مخطط تنظيمي سليم. و سواء ما إذا كنت تقوم بإنشاء منصب جديد في شركتك الصغيرة، أو تقوم بتقييم عمل
قائم بالفعل ، فمن الأفضل أن تقوم بتحليل الوظيفة بعناية بإستخدام مجموعة متنوعة من المعايير، بما في ذلك كيفية إرتباط العمل بمنظمتك ككل.
* إنشاء مخطط تنظيمي (Create an Organization Chart)
قبل البدء في تحليل أي وظيفة، تأكد من أنك بحاجة إلى هذا الوضع. وهذا يتطلب إنشاء مخطط تنظيمي مُفصل. فإذا كنت تقوم بتحليل الوضع الحالي، قم بإنشاء مخططين: أحدهما يعتمد على وضعك الحالي، والأخر يعتمد على ماذا لو بدأت الشركة من الصفر. وسيسمح لك ذلك بمعرفة ما إذا كنت عملت في شركتك بالشكل المناسب، أو إذا ما كنت أنشأت وظائف غير ضرورية، أو تركت بعض المجالات في العمل تُعاني من نقص العمالة الكافية.
* كتابة الوصف الوظيفي (Write a Job Description)
بمجرد أن يكون لديك مخطط تنظيمي واقعي، قم بكتابة الوصف الوظيفي للوضع الذي ترغب في تحليله. إذا كان الوضع في مخططك التنظيمي المثالي، وليس لديك حديثًا، فمن ثمّ سيكون هناك سببًا لذلك. وكتابة الوصف الوظيفي هي التي تسمح لمن يشغل المنصب بتنفيذ كل متطلبات العمل لخدمة شركتك بشكل فعّال.
* تحديد الكفاءات الأساسية اللازمة
(Define the Core Competencies Needed)
سيساعدك الوصف الوظيفي على تحديد الكفاءات الأساسية للشخص أو الأشخاص الذين يحتاجون لأداء ذلك. ويقوم قسم إدارة شئون الموظفين بإستخدام معايير التقييم التالية للموظفين أثناء التحليل الوظيفي: المعرفة، والمهارات، والخصائص، والكفاءات.
* إنشاء معاييرالأداء (Create Performance Parameters)
بعد كتابة الوصف الوظيفي الدقيق، قم بكتابة أهدافك للعمل و النتائج التي تتوقعها. ويمكن أن تشتمل على الحد الأدنى من عدد الوحدات التي يتم تصنيعها أسبوعيًا، والحد الأقصى من النفقات لأهداف الوضع والمبيعات. وقد تشتمل وظيفة الموارد البشرية على سبيل المثال على هدف تقليل الأيام المرضية إلى الحد الأدنى من خلال تعليم العافية كواحدة من مسئوليات الوظيفة المهمة. وقد يكون الهدف من وظيفة الحراسة الحد من انتهاكات قانون الصحة، والحد من قضايا الإنزلاق والسقوط. ووجود معايير الأداء الموضوعية لكل وظيفة يسمح لك بتحليل إسهاماتها في صافي أرباحك بالإضافة إلى رؤية أثارها على مناطق أخرى في مكان عملك.
* الجدول الزمني للمراجعات (Schedule Reviews)
قد لا تتمكن من تحليل الوظيفة حتى تبدأ في تلقي بيانات الأداء. إذا كان ذلك ممكنًا ، قم بجمع البيانات المنتظمة حول الموقف لتحديد سواء ما إذا كانت النتائج تقابل وتفي بوصفك الوظيفي ، وبأهداف معاييرالأداء. وقد تحدث تلك المراجعات شهريًا أو ربع سنويًا. وإستنادًا إلى مراجعات أدائك، قد تحدد أنك بحاجة إلى إعادة تقييم الأفراد الذين يؤدون الأعمال، وإعادة تقييم الوصف الوظيفي، أو إيلاء المزيد من الدعم للموظفين الذين يقومون بالأعمال.
ليس من غير المألوف بالنسبة للشركات الصغيرة أن يكون لديها موظفون ليست بحاجه إليهم، أو وظائف لايتم تنفيذها بشكل صحيح لأن الشركة لا تمتلك مخطط تنظيمي سليم. و سواء ما إذا كنت تقوم بإنشاء منصب جديد في شركتك الصغيرة، أو تقوم بتقييم عمل
قائم بالفعل ، فمن الأفضل أن تقوم بتحليل الوظيفة بعناية بإستخدام مجموعة متنوعة من المعايير، بما في ذلك كيفية إرتباط العمل بمنظمتك ككل.
* إنشاء مخطط تنظيمي (Create an Organization Chart)
قبل البدء في تحليل أي وظيفة، تأكد من أنك بحاجة إلى هذا الوضع. وهذا يتطلب إنشاء مخطط تنظيمي مُفصل. فإذا كنت تقوم بتحليل الوضع الحالي، قم بإنشاء مخططين: أحدهما يعتمد على وضعك الحالي، والأخر يعتمد على ماذا لو بدأت الشركة من الصفر. وسيسمح لك ذلك بمعرفة ما إذا كنت عملت في شركتك بالشكل المناسب، أو إذا ما كنت أنشأت وظائف غير ضرورية، أو تركت بعض المجالات في العمل تُعاني من نقص العمالة الكافية.
* كتابة الوصف الوظيفي (Write a Job Description)
بمجرد أن يكون لديك مخطط تنظيمي واقعي، قم بكتابة الوصف الوظيفي للوضع الذي ترغب في تحليله. إذا كان الوضع في مخططك التنظيمي المثالي، وليس لديك حديثًا، فمن ثمّ سيكون هناك سببًا لذلك. وكتابة الوصف الوظيفي هي التي تسمح لمن يشغل المنصب بتنفيذ كل متطلبات العمل لخدمة شركتك بشكل فعّال.
* تحديد الكفاءات الأساسية اللازمة
(Define the Core Competencies Needed)
سيساعدك الوصف الوظيفي على تحديد الكفاءات الأساسية للشخص أو الأشخاص الذين يحتاجون لأداء ذلك. ويقوم قسم إدارة شئون الموظفين بإستخدام معايير التقييم التالية للموظفين أثناء التحليل الوظيفي: المعرفة، والمهارات، والخصائص، والكفاءات.
* إنشاء معاييرالأداء (Create Performance Parameters)
بعد كتابة الوصف الوظيفي الدقيق، قم بكتابة أهدافك للعمل و النتائج التي تتوقعها. ويمكن أن تشتمل على الحد الأدنى من عدد الوحدات التي يتم تصنيعها أسبوعيًا، والحد الأقصى من النفقات لأهداف الوضع والمبيعات. وقد تشتمل وظيفة الموارد البشرية على سبيل المثال على هدف تقليل الأيام المرضية إلى الحد الأدنى من خلال تعليم العافية كواحدة من مسئوليات الوظيفة المهمة. وقد يكون الهدف من وظيفة الحراسة الحد من انتهاكات قانون الصحة، والحد من قضايا الإنزلاق والسقوط. ووجود معايير الأداء الموضوعية لكل وظيفة يسمح لك بتحليل إسهاماتها في صافي أرباحك بالإضافة إلى رؤية أثارها على مناطق أخرى في مكان عملك.
* الجدول الزمني للمراجعات (Schedule Reviews)
قد لا تتمكن من تحليل الوظيفة حتى تبدأ في تلقي بيانات الأداء. إذا كان ذلك ممكنًا ، قم بجمع البيانات المنتظمة حول الموقف لتحديد سواء ما إذا كانت النتائج تقابل وتفي بوصفك الوظيفي ، وبأهداف معاييرالأداء. وقد تحدث تلك المراجعات شهريًا أو ربع سنويًا. وإستنادًا إلى مراجعات أدائك، قد تحدد أنك بحاجة إلى إعادة تقييم الأفراد الذين يؤدون الأعمال، وإعادة تقييم الوصف الوظيفي، أو إيلاء المزيد من الدعم للموظفين الذين يقومون بالأعمال.
بقلم محمد الكويفي
اعلامي ومدون من غزة -فلسطين- ماجستير ادارة إعلام، بكالوريوس صحافة واعلام، دبلوم تكنلوجيا معلومات، دبلوم لغة انجليزية في الصحافة والسياسة، مدرب اعلام وانتاج ....
0 التعليقات
