الفصل الاول
مدخل حول نظم المعلومات الادارية
المقدمة:-
أن الأساس النظري لنظم المعلومات هي نظرية النظم System Theory لعالم لأحياءBuckley الذي قدم لاول مرة هذه النظرية كإطار عام ومنهجية لدراسة وتحليل الظواهر الطبيعية. وبالتالي لابد من دراسة وتحليل هذه النظرية التي تمثل الإطار الفلسفي لأهم المفاهيم العلمية والتقنية في حقل نظم المعلومات .
المبادئ الأساسية لنظرية النظم :-
تمثل نظرية النظم System Theory محاولة منهجية شاملة لدراسة و فهم أي ظاهرة في الحياة والطبيعة وذلك من خلال تفكيكها الى عناصرها ومكوناتها الأساسية وفهم علاقات هذه العناصر والمكونات ضمن أطار عام ومنظور يتضمن كل أبعاد وأوجه الظاهرة موضوع الدراسة. ان نظرية النظم العامة هي منهج التفكير النظامي للظواهر والأشياء المحيطة بنا .منهج يتجاوز النظرة التقليدية التي تنظر الى الأشياء والحقائق كمعطيات مستقلة منفصلة لاترتبط بعلاقات تكوينية ومتفاعلة فيما بينها .ولذلك عرفBuckley النظام System بانه ذلك الكل المكون من اجزاء مترابطة ومتفاعلة مع بعضها البعض الاخر.اما لمنهجية العلمية التي يمكن من خلالها دراسة النظم والعلاقات مابين اجزاء النظام فهي نظرية النظام .
مفهوم النظام :- ان كلمة النظام متداولة كثيرا في حياتنا اليومية مثل النظام الكوني نظام جسم الانسان وقد ظهرت الحاجة الى استخدام مفهوم النظام في مجال الادارة مع الزيادة المطردة في حجم التنظيمات الادارية وازدياد حجم تاثير البيئة الخارجية على المنظمات ، حيث عرف النظام System بانه مجموعة من العناصر المترابطة و المتفاعلة و المتكاملة التي تهدف الى تحقيق هدف واحد .ويجب ان تكون هذه العناصر كلا واحدا . و ان العلاقة بين عناصر النظام هي الرابطة التي تربطها معا لتحقيق هدفها المشترك وللنظام مدخلات و عمليات و مخرجات و تغذية عكسية .
خصائص النظام:- يتصف النظام بمجموعة من الخصائص يمكن تحديد اهمها :-
هدف النظام :-لابد ان يكون لكل نظام في الكون هدف يسعى الى تحقيقه وإلا لا مبرر لوجوده و بعد تحديد الهدف العام للنظام يمكن ان نحدد الاهداف الفرعية لكل عنصر من العناصر المكونة للنظام التي يجب ان تعمل معا وبتناسق تام ليحقق كل عنصر هدفه الذي يسهم في تحقيق الهدف العام لنظام .على سبيل المثال الشركة لديها هدف عام هو انتاج سلعة او تقديم خدمة وكل قسم في الشركة له هدف فرعي مثل قسم الانتاج ، التسويق ,الموارد البشرية.......الخ حيث مجموع اهداف هذه الاقسام يساوي الهدف العام للشركة .
مستويات النظام: - يحتوي كل نظام في الكون على عدد من النظم الفرعية مجموعها يمثل النظام الكلي العام ولااغراض الدراسة والتحليل يفضل ان نحدد النظام العام ثم نحدد النظم الفرعية بداخله ومخرجات كل نظام فرعي تكون مدخلات لنظام فرعي اخر كما ان انتقال مخرجات أي نظام فرعي لتصبح مدخلات لنظام فرعي اخر يتم عبر حدود كل نظام فرعي مثال مخرجات قسم الانتاج هي سلع تكون مدخلات مثلا لقسم التسويق لغرض بيع هذه السلع .
الكلية والشمول :- ان النظام ككل واحد ليس مجرد مجموع اجزاه وعناصره انه في الواقع نتاج تفاعل الأجزاء والمكونات والأجزاء وينتج منها نظاما يقوم على قاعدة التفاعل والتكامل المتبادل لمكوناته وعناصره او نظمه الفرعية .كما يجب النظر الى كل نظام فرعي على انه جزء من كل أي التاكيد على النظرة الكلية والابتعاد عن النظرة الجزئية في علاقة اجزاء النظام بالنظام الكلي .
التكيف :- يقصد به قدرة النظام على الاستجابة لمتغيرات البيئة الخارجية ، و النظم المفتوحة وشبة المفتوحة تمتاز بقدرتها على الاستجابة لمتغيرات البيئة الخارجية وتعتبر النظم شبه المفتوحة اكثر قدرة على التكيف و الوصول على حالة التوازن من خلال علاقتها بالبيئة الخارجية و ذلك بسبب قدرتها على السيطرة على متغيرات البيئة الخارجية من خلال عملية التغذية العكسية والرقابة .
حدود النظام :- للنظم حدود وهمية او افتراضية او تنظيمية ولكنها غير مادية في معظم الأحيان تفصل النظام عن بيئته الخارجية ، و النظام عن غيره من النظم التي تعمل في البيئة نفسها . ان كل نظام بما في ذلك نظام المعلومات يعمل ضمن أطار تنظيمي معين و ان كل ماهو خارج يمثل البيئة الخارجية . و ان تحديد حدود النظام يساعدنا في تحديد الصورة الكلية للنظام وعزله عن الأنظمة الأخرى أضافه الى سهولة دراسته و تحليله . و من الامثلة على حدود النظام السياج الذي يحيط بالمبنى لاحدى الشركات و لكن مع ظهور مواقع للشركات على الانترنت اصبح من الصعوبة تحديد حدود أي منظمة خاصة تلك التي ليس لها موقع مادي فقط موقع على الانترنت.
مكونات النظام :- ان النموذج المبسط لمكونات أي نظام هو ان لكل نظام مدخلات و عمليات معالجة و مخرجات( Feedback ، output ، Processing ، Input ( ، و تختلف النظم بطيبعة مدخلاتها و عملياتها و انماط و خصائص مخرجاتها و الشكل الاتي يوضح تلك المكونات :-
المدخلات :- هي كل مايدخل للنظام و يأتي من مصادر داخلية و خارجية و تتباين المدخلات بحسب نوع النظام فمدخلات النظام الإنتاجي مواد خام و مدخلات نظام المعلومات بيانات و مدخلات النظام التعليمي الطلبة و الأساتذة و الإجراءات التعليمية .
العمليات :- تعني كل أنشطة التي تتولى تحويل المدخلات الى المخرجات فهي العمليات الحسابية والمنطقية لمعالجة البيانات و تحويلها الى المعلومات في نظام المعلومات و العمليات الانتاجية لتحويل المواد الاولية الى سلع في النظام الانتاجي .
المخرجات :- هي كل ماينتج عن النظام كنتيجة انشطة عمليات المعالجة من معلومات ، منتجات ، خدمات .
التغذية العكسية :- تقتضي عملية ضبط النظام وجود رقابة على جميع عناصر النظام ويعبر عنها بالتغذية العكسية و هي عبارة عن ردود الأفعال السلبية او الايجابية عن مخرجات النظام ,ويمكن التاكد من جودة مخرجات النظام من خلال مقارن المخرجات بمعايير محددة مسبقا للاداءثم تغذية النظام بنتائج هذه المقارنة ، ان الهدف من عملية التغذية العكسية الحفاظ على مستوى أداء النظام و معالجة الانحرافات ، مما يساهم في وصول النظام الى حالة من التوازن و الاستقرار .
أنواع الأنظمة
يمكن تصنيف النظم الى الأنواع التالية:-
النظم المغلقة closed system هي النظم التي لا تتصل بالبيئة الخارجية و ينحصر عملها فيما يوجد بداخلها فقط، أي ليست لها علاقة أخذ و عطاء مع البيئة الخارجية و هذه النظم وجدت لأغراض الدراسة النظرية فقط ، و يوضح الشكل (2) النظام المغلق .
النظم المفتوحه open system هي تلك النظم التي تتفاعل مع البيئة الخارجية أي هناك علامة تأثيرية تبادلية بينها و بين البيئة الخارجية ، أي يستقبل هذا النوع من النظم مدخلاته من البيئة المحيطة به ثم يعيدها بعد معالجتها الى هذه البيئة على شكل سلع أو خدمات أو معلومات و تمتاز هذه النظم بانعدام السيطرة الكلية على مدخلاتها و ذلك لغياب عملية الرقابة على المدخلات لذلك تكون المدخلات بعضها معروفة و البعض الآخر غير معروفة، و تكون هذه النظم معرضة دائما للإضطراب و تعيش حالة من عدم التوازن و من الأمثلة على ذلك جهاز الحاسوب المرتبط بالإنتر نت، و المصنع الذي لا يقوم بفحص المواد الأولية قبل إجراء العمليات التصنيعية.
النظم شبه المغلقةSemi-enclosed systems تكون مدخلات هذه النظم من البيئة الخارجية محددة و معروفة مسبقا و ذلك لوجود عملية سيطرة و رقابة على المدخلات فتكون مخرجاتها معروفة لذلك تكون هذه النظم أكثر إستقرارا و تعيش حالة من التوازن ، و حتى إذا واجهت عملية الإضطراب تستطيع الوصول الى حالة التوازن أسرع من النظم المفتوحة و من الأمثلة على ذلك نظام السير ( نظام مواعيد إنطلاق حافلات النقل ) ، النظم التطبيقية الخاضعة للرقابة ، جهاز الحاسوب الذي وضع فيه نظام للحماية من الفيروسات.
البيانات ، المعلومات ، المعرفة قبل الحديث عن نظم المعلومات لابد من التفريق بين العديد من المصطلحات التي سيتم تناولها بشيء من التفصيل عند الحديث عن نظم المعلومات مثل البيانات ، المعلومات و المعرفة كما لابد من فهم العلاقات بينها .
البيانات Data هي مواد و حقائق خام أولية ليست ذات قيمة بشكلها الأولي ما لم تتحول الى معلومات مفهومة و مفيدة ، أو هي مجموعة من الحقائق و المشاهدات قد تكون أرقاما أو كلمات أو رموز أو حروفا و من الأمثلة على ذلك كميات الإنتاج ، حجم المبيعات ،أسماء الطلبة ، أعداد الطلبة . و يمكن أن تجمع عن طريق الملاحظة أو المشاهدة و تخزن بإسلوب معين و يمكن أن تعبر عن حقائق حالية أو تاريخية أو مستقبلية.
المعلومات Information هي مجموعة من البيانات المنظمة و المنسقة ، أو هي بيانات تمت معالجتها ثم تطبيقهاو تحليلها و تنظيمها و تلخيصها بشكل يسمح باستخدامها و الإستفادة منها حيث أصبحت ذات معنى لمستخدميها ، مثال على ذلك معلومات عن مبيعات الشركة موزعة حسب السنوات و نسب الأرباح و الكلف.
المعرفة Knowledge هي عبارة عن معلومات تم تنظيمها و معالجتها لتحويلها الى خبرة أو معرفة مبتكرة لا تعرف عنها شيء من قبل ، أو تصف شيئا يوسع من معارفنا السابقة أو يعدل منها ، أو هي الحصيلة النهائية لإستخدام المعلومات من قبل صناع القرار و المستخدمين الذين يحولون المعلومات الى معرفة و عمل مثمر يخدمهم و يخدم مجتمعهم ، فإنتاج منتج لأول مرة أو إبتكار طريق جديدة في التسويق أو الإنتاج يعبر عنه بالمعرفة .
أما عن العلاقة بين المفاهيم الثلاثة فلا بد من التأكيد بأن ما يعد معلومات لشخص معين قد يعتبره شخص آخر بيانات لا يمكن الإستفاده منها ، و يستخدم للتمييز بين البيانات و المعلومات معيارين أولهما درجة الإستفادة و الثاني المعالجة أي أن المعلومات إذا تم إجراء المعالجة عليها و حققت الفائدة لمتخذ القرار تعتبر معلومات أما إذا فقدت أحد هذين المعياريين فتعتبر بيانات ، على سبيل المثال عدد الطلاب الموجدين في القاعة الدراسية يمكن إعتباره معلومات عند إستخدامه في حساب نسبة الحضور و الغياب ، النتائج بعد المعالجة تعتبر معلومات و أعداد الطلاب تعتبر بيانات أما عن العلاقة بينهما فالبيانات تعتبر المادة الخام للحصول على المعلومات و المعلومات تعتبر المادة الخام للحصول على المعرفة .
نظام المعلومات الإدارية
مفهوم نظام المعلومات الإدارية
يعرف نظام المعلومات الإدارية بأنه مجموعة من العناصر المتداخلة أو المتفعالة بعضها مع بعض و التي تعمل على جمع مختلف أنواع البياناتو المعلومات و تعمل على معالجتها و تخزينها و بثها و توزيعها على المستفيدين لغرض دعم عملية إتخاذ القرار و تأمين السيطرة على المنظم ، إضافة الى أن نظام المعلومات يقوم بتحليل المشكلات و تحديد البدائل الملائمة لحلها كما يقوم بتوفير قاعدة بيانات للأنشطة المنظمة و البيئة المحيطة بها لدعم متخذي القرار كما أنه ليس شرطا أن يكون نظام المعلومات محوسب يمكن أن يكون يدويا في كل عملياته ( الإدخال ، المعالجة ، المخرجات ) حيث تستغرق وقتا و جهدا و تكون أحيانا أقل دقة لذلك ظهرت الحاجة الى النظم المحوسبة ، و أصبح يطلق مصطلح نظم المعلومات المحوسبة Computerized information systems و الذي كثيرا ما يصطلح على تسميته نظام المعلومات المعتمد على الحاسوبComputer–Based Information System و يرمز له اختصارا ( CBIS ) فهو النظام الذي يعتمد على المكونات المادية أو الأجهزة Hardware و المكونات البرمجية Software التي تقوم بمعالجة البيانات و من ثم بث و استرجاع المعلومات و يمكن تعريفه بأنه عبارة عن آلية و إجراءات منظمة تسمح بتجميع و تصنيف و فرز البيانات و معالجتها و من ثم تحويلها الى معلومات يسترجعها الانسان عند الحاجة من أجل إنجاز عمل أو إتخاذ قرار ، أو القيام بأية و ظيفة و ذلك عن طريق المعرفة التي سيحصل عليها من المعلومات المسترجعة من النظام و يمكن تحديد تعريف نظام المعلومات بأنه مجموعة من العناصر البشرية و الآلية التي تعمل معا على تجميع البيانات و معالجتها و تحليلها و تبويبها طبقا لقواعد و إجراءات مقننة لأغراض محددة بغرض إتاحتها لصانعي القرارات على شكل معلومات ملائمة .
- الأنشطة الرئيسية لنظام المعلومات
يقوم نظام المعلومات الإدارية بالعديد من الأنشطة الرئيسية و هي :-
المدخلات / البيانات
تتضمن إدخال البيانات من مصادر داخلية أو خارجية و يجب أن تراعى الدقة في عمليات إدخال البيانات لأن عدم الدقة سيؤدي الى نتائج خاطئة تؤثر على طبيعة مخرجات النظام ، و يتم إدخال البيانات من خلال و سائل إدخال مناسبة و في مقدمتها لوحة المفاتيح Keyboard و الفأرة Mouse أو الماسح الضوئي Scanner .
المعالجة
و يقصد بها معالجة البيانات الداخلة و تحويلها الى معلومات مفهومة و قابلة للإستخدام و يعتبر الجزء المعالج و هو الدماغ في نظام الحاسوب .
المخرجات
حيث تشمل المعلومات التي تمت معالجتها و نقلت من وحدة المعالجة الى وسيلة الإخراج المناسبة مثل شاشة الحاسوب ،أو الطابعة .........الخ .
التغذية الراجعة
إن المعلومات التي تم إخراجها على شكل تقارير معلوماتية قد يتلقى النظام و جهات نظر المستخدمين أو متخذي القرار حول مدى ملائمتها لإحتياجاتهم المعلوماتية ، أو يتم رجوعها الى النظام مره ثانية كمدخلات لأغراض إجراء عملية معالجة أخرى عليها .
فوائد نظام المعلومات الإدارية
تقدم نظم المعلومات الإدارية العديد من الفوائد لمتخذي القرار كما تساعد العاملين في المنظمة على أدائهم لوظائفهم ، و من أهم الفوائد التي يمكن أن تقدمها نظم المعلومات الإدارية :-
تقديم المعلومات الى المستويات الإدارية المختلفة لمساعدتها في إتخاذ القرار .
تقديم المعلومات لجميع العاملين لمساعدتهم في أداء أنشطتهم الوظيفية .
المساعدة في تقييم أنشطة المنظمة و إجراء عملية الرقابة .
مساعدة المدراء على التنبؤ بالمستقبل بالنسبة لجميع أنشطة المنظم .
تحديد قنوات الإتصال الأفقية و العمودية بين الوحدات الإدارية المختلفة لتسهيل عملية إسترجاع البيانات .
حفظ البيانات لغرض إتاحتها عند الحاجة لمستخدميها .
خصائص المعلومات Attribute Of Information Quality
يرتبط نجاح عملية اتخاذ القرار بتوفير المعلومات الملائمة ، و تشير الدراسات الى أن 90% من نجاح القرار يعتمد على المعلومات و 10%على قدرات و مهارات متخذ القرار ، و من هنا يتضح أهمية و دور المعلومات الملائمة لاتخاذ القرار و من أهم هذه الخصائص التي يجب أن تتوفر في المعلومات المقدمة لمتخذ القرار و التي تكون ذات قيمة لمستخدميها ، حيث سيتم عرضها وفق ثلاثة أبعاد رئيسية هي البعد الزمني و بعد المضمون و البعد الشكلي.
البعد الزمني Temporal dimension يتضمن هذا البعد الجوانب التالية :-
التوقيت Time Lines و يقصد به توفير المعلومات في الزمن المناسب لمتخذ القرار و قد تكون المعلومة مفيدة في الزمن الحاضر و لكن قد تفقد أهميتها بعد زمن قليل ، لذا على المدير أن يكون قادرا على الحصول على معلومات في وقت الحاجة اليها .
الحداثة Currently أي يجب أن تكون المعلومات متجددة و حديثة للاستفادة منها عند تقديمها لمتخذ القرار حيث تلعب الحداثة دورا هاما في جودة المعلومات إذ تقل قيمة المعلومات بتقادمها .
الفترة الزمنية Time Period و يقصد بها الفترة الزمنية المطلوب توفير معلومات عنها ، على سبيل المثال يحتاج المدير معلومات عن حجم المبيعات للسنوات الخمس الماضية ، فالمعلومات الملائمة هي التي تغطي الفترة الزمنية المطلوب الاستعلام عنها .
بعد المضمون (المحتوى) Content Dimension و يتضمن هذا البعد الجوانب التالية :-
الدقة Accuracy و يقصد به خلو المعلومات من الأخطاء حيث أن دقة المعلومات تساهم في جودة القرارات ، كما تعمل على تجنب القرارات الخاطئة و تقلل من التكلفة و اهدار الوقت و يختلف مدى الدقة في المعلومات المطلوبة حسب الحاجة الى الاستخدام و طبيعة المشكلة ، كما أن دقة النظام المعلوماتي يؤدي الى زيادة تكلفة المعلومات لذا لا بد من الموازنة بين كلفة المعلومات و العائد المتوقع الحصول عليه في حالة دقة المعلومات .
الصدق و الثبات Validity Reliability هي إعطاء المعلومات نفس النتائج التي أعطتها في كل مرة استخدمت فيها و أن تكون المعلومات التي يقدمها النظام تمتاز بالصدق و الواقعية و تتطابق مع معطيات الواقع شكلا و مضمونا و توجها .
الملائمة Relevancy أن تكون المعلومات ملائمة و وثيقة الصلة و لها دور في تحسين عملية اتخاذ القرار ، و لا بد أن تكون ملائمة للموضوع و لها صلة بالمشكلة المراد اتخاذ قرار بشأنها .
الشمولية Completeness و يقصد بها قدرة المعلومات على إعطاء صورة كاملة عن المشكلة أو عن الحقائق الظاهرة لموضوع الدراسة مع تقديم بدائل الحلول المختلفة لها حتى تتمكن الادارة من تأدية وظائفها المختلفة ، و على المدير أن يقدر كمية التفاصيل اللازمة عن المشكلة ختى يتجنب الوقوع في بحر من المعلومات ما يسمى ( بالاغراق ) .
الإيجاز Conciseness أي تقديم المعلومات اللازمة لكل مستوى إداري و ما يتناسب مع متطلباته من المعلومات إذ لا بد من الإيجاز في المستوى الاستراتيجي دون الخوض في كم كبير من المعلومات عن الموضوع ، و يمكن لمحلل النظم أن يساعد المدير على تحقيق هذه المهمة بطريقة منطقية .
البعد الشكلي Form Dimension يتعلق البعد الشكلي بكيف تقدم المعلومة و تكون حاضرة لمن يطلبها ، فهي تتعلق بالاجابة على تساؤل (كيف ) و يتضمن الجوانب التالية :-
الوضوح Clarity يقصد به تقديم المعلومات بطريقة وشكل يسهل فهمهمامن قبل المستخدم كلما أمكن ذلك ، بحيث تكون المعلومات واضحة و خالية من الغموض حتى يتمكن المدير من الوصول الى قرارات صائبة.
التنظيم و يقصد به تقديم المعلومات بترتيب وتنسيق ضمن معايير محددة مسبقا كي يتم تعظيم الاستفادة منها.
المرونة Flexibility يقصد بها قابلية المعلومات على التكيف لأكثر من مستخدم و أكثر من تطبيق ، لذلك يجب أن تكون المعلومات متوفرة بشكل مرن يمكن استخدامه من قبل المستويات الادارية المختلفة بفاعلية في عملية اتخاذ القرار .
العرض Presentation و يقصد به طريقة عرض المعلومات ، أي أن تقدم بشكل مناسب كأن تكون مختصرة أو تفصيلية، أو بشكل كمي أو وصفي أو أن تعرض على شكل جداول توضيحية .
العوامل المؤثرة في تطور نظم المعلومات .
لم تظهر نظم المعلومات من فراغ و انما جاءت نتيجة متغيرات جذرية ونوعية هائلة ووليدة عوامل موضوعية شكلت قوى محفزة لتطوير نظم و أدوات و تقنيات جديدة تواكب التحديات الكبيرة التي أفرزتها البيئة الاجتماعية و الاقتصادية المتغيرة في العالم.و إذا كانت نظم المعلومات وليدة تلاقي علوم الحاسوب وتكنولوجيا المعلومات بحقول الإدارة والتنظيم و بحوث العمليات والأساليب الكمية والعلوم الأخرى فان هذه النظم هي أيضا وليدة عوامل عدة ساهمت في صياغة العالم الذي نعيش هذه العوامل هي :
انبثاق ثورة المعلومات المعرفة:- نحن نعيش في عصر انفجار المعلومات المعرفة ويعبر عن هذه الثورة النمو المستمر في تكنولوجيا المعلومات وشبكات الاتصالات وتحول العالم الى قرية صغيرة حيث تتدفق المعلومات من خلال شبكة الانترنت متجاوز الحدود الجغرافية و قيود المكان . وكان من نتائج هذه التحولات انبثاق اقتصاد المعرفة ومجتمع المعرفة حيث انتقال مفاتيح القوة من المادة الى المعلومة ومن الالة الى المعرفة .
تكنولوجية الانترانت والشبكات:-ان شبكة الانترنت هي اكبر تقدم تكنولوجي منذ اختراع الة الطباعة قبل 500 عام . حيث ادى الى ظهور نماذج اعمال جديدة مثل التجارة الكترونية او الاعمال الكترونية اضافة الى ظهور مفهوم الشركات الرقمية والاسواق الافتراضية ، حيث ساهم الانترنت في تحسين جودة الخدمة و تقليل كلفة ادائها ، حيث دفعت الشركات الى اعادة النظر في الكيفية التي تدار بها اعمالها .
انبثاق نماذج الأعمال الكترونية أفرزت تكنولوجية المعلومات نماذج لم تكن معروفة سابقا من حيث مضمون النشاط و هياكله فكل مكان سائدا سابقا من نماذج أعمال تقليدية في دنيا الأعمال يجري الان إعادة تشكيله و في بعض الأحيان يجري تفكيكه بهدف أعادة تشكيله وهندسته من جديد ، و يمثل الانترنت والشبكات الرقميةاهم وسيلة تكنولوجية تساهم اليوم في خلق وتطوير نماذج اعمال جديدة ، حيث تعتبر نماذج الاعمال هذه عامل رئيسي في تطوير نظم المعلومات الادارية .
العولمة : تتضح ظاهرة العولمة في بعدها الاقتصادي من خلال ظهور الشركات الكونية و تزايد تاثير الشركات المتعددة الجنسية و الاندماج المتزايد لاقتصاديات العالم المتقدم . و اذا اخذنا ظاهرة الشركات الكونية سنجد انها تتوجه الى العالم كسوق واحدة وتعمل في ضوء استراتيجيات كونية تشمل التصنيع ، التسويق ، التمويل ، وتستخدم هذه الشركات نظم معلومات عالمية من خلال شبكة الانترنت لادارة و توجيه عملية توزيع منتجاتها و خدماتها . لذا يمكن القول ان اكبر مظاهر العولمة تجسيدا في مثل هذه المنظمات هو استخدام نظم المعلومات العالمية التي تستخدمها الشركات الدولية لادارة عملياتها في كل انحاء العالم . ان ما تحتاجه منظمات الاعمال هو التعامل مع حقائق السوق و قواعد المنافسة و المشاركة في لعبة الاعمال و لكن بعد التسلح بنظم المعلومات و تكنولوجية الاتصالات .
تسارع التغيرات كميا ونوعيا في بيئة الاعمال :- نعيش في عالم متغير في كل نواحيه و مظاهره و يتسارع التغير في هذا العالم الى الحد الذي تتلاشى فيه الحدود الفاصلة للزمان و المكان . اي تتلاشى الفواصل بين ماهو قديم و بين ماهو جديد . و يظهر هذا التغير بوضوح في البنية التكنولوجية و الاقتصادية و الاجتماعية المتغيرة في العالم . في ظل هذه التغيرات فان جوهر المنافسة و الميزة التنافسية يكمن في قيمة المعلومات الضرورية التي يقوم بانتاجها نظام المعلومات الادارية في عالم المنافسة و التطور ، و ان قيمة المعلومات لم تعد كافية لوحدها اذا تحتاج الى مزيج من عناصر و مكونات لانتاج قيمة مضافة اخرى هي المعرفة ، فالمعرفة ضرورية و وجود نظم المعلومات في منظمات الاعمال هو تعبير عن الوعي بهذه الضرورة .
الفصل الثاني
نظم المعلومات ومنظمات الأعمال
لاتعمل نظم المعلومات في فراغ وانما هي جزء من بنية تنظيمية متكاملة تضم الى جانب نظم المعلومات مكونات تتبادل علاقات التأثير والتائر مع أنماط تكنولوجية المعلومات المستخدمة. وتتمثل هذه المكونات والعناصر بكل من البناء التنظيمي Organizational Structure، القيادة الإدارية Managerial Leadership ، استراتيجيه الأعمالBusiness Strategies الثقافة التنظيمية Culture Organizational و الموارد الانسانية Human Resources كما هو واضح في الشكل التالي:-
ان نظم المعلومات لها تاثير حيوي على البناء التنظيمي على سبيل المثال اختيار نوع الهيكل التنظيمي المناسب للمنظمةكماتساهم نظم المعلومات في تمكين المنظمات الأعمال من تحقيق ميزة تنافسية مؤكدة طالما نجحت في ادارة موارد نظم المعلومات بكفاءة وفاعلية .صحيح ان الميزة التنافسية تعتمد على عناصر أخرى مهمة رائدة غير نظم المعلومات.ان منظمات الأعمال الرائدة في صناعتها ومنتجاتها هي التي كانت سباقة في مجال تطوير وتطبيق نظم المعلومات الحاسوبية والتي استخدمتها لنسج علاقات تكاملية ومرنة في البنية التنظيمية الداخلية ولبناء علاقات ارتباطيه تفاعلية مع الموردين والمستفيدين وتسويق المنظمة بين زبائنها في الأسواق المحلية والدولية .ان ماتقدمة نظم المعلومات من قيمة للأعمال سيؤدي بالضرورة الى تحسين جودة منتجات وخدمات المنظمة وتشكيل توليفة من القيمة النهائية المقدمة للزبائن وبتكلفة اقل . ان منظمات الاعمال المنافسة الموجودة في هيكل الصناعة ستقوم باستخدام نظم المعلومات نفسها لذا لاتستطيع المنظمات الرائدة في استخدامها لنظم المعلومات من المحافظة على ميزتها التنافسية لفترة طويلة ، الا ان تطوير وتنويع استخدامات نظم المعلومات والإدارة الفاعلة لموارد نظم المعلومات سوف يوفر لهذه المنظمات قاعدة قوية لإدارة أنشطة وعمليات المنظمة .ان نظم المعلومات لاتوفر لوحدها ميزة تنافسية في الاجل الطويل وانما يجب ان تكون عنصرا أساسيا في توليفة الميزة التنافسية المستهدفة من منظور استراتيجي خاصة اذا تم استخدام تكنولوجية المعلومات في عملية بناء وتطوير منتجات وخدمات جديدة ، أي ان نظم المعلومات تساهم في تعزيز موقع المنظمة الاستراتيجي في السوق او الصناعة مما ينعكس بالضرورة على ايراداتهاوإرباحها. وفي عالم اليوم يتم العمل من اجل دمج نظم المعلومات مع البنية الداخلية للعمليات والأنشطة الإدارية بهدف تعزيز القدرات التنافسية للمنظمة .
مداخل دراسة نظم المعلومات الادارية
يمثل حقل نظم المعلومات رافدا واسعا بالتخصصات والتطبيقات فمن ناحية تشكل هذه النظم حزمة متكاملة من النظام الفرعي للمكونات المادية(الحاسوب والشبكات )، والنظم الفرعي للبرامج(برامج النظام والشبكات والنظام الفرعي لقواعد البيانات (نظام ادارة قواعد البيانات) وإجراءات العمل وعمال المعرفة وموارد البيانات وعناصر أخرى مكملة تعمل في أطار بنية تنظيمية وتقنية متكاملة وموجهة لدعم الإدارة في جميع أنشطتها وعملياتها وبصورة خاصة دعم عمليات اتخاذ القرارات غير المهيكلة وشبه المهيكلة .هذه البنية بمكوناتها وعناصرها تعني وجود مداخل متنوعة ومتكاملة لدراسة حقل نظم المعلومات وهي تتوزع على حقول وتخصصات علم حاسوب Computer Science ، علم الإدارةManagement science ، وبحوث العملياتOperation Research ، والعلوم الاجتماعية والسلوكية Sociology Psychology كما هوواضح بالشكل التالي الذي يمثل المداخل الرئيسية لدراسة حقل نظم المعلومات :-
يمكن تحديد مفهوم كل مدخل من هذه المداخل حسب مايلي :
مدخل علم الحاسوب ( المدخل التقني ) :-يمكن تسميته بمدخل تكنولوجية المعلومات حيث يتم التركيزفي دراسة نظم المعلومات على الجوانب التقنية الصرفة كالمعدات والبرمجيات وشبكات الحاسوب ولنظم تشغيلها وحماية موارد المعلومات.
مدخل علم الادارة :- ينطلق الدارسون لحقل نظم المعلومات من منظور اداري وتنظيمي يهتم بتحليل المكونات الإدارية والتنظيمية لهذه النظم و تأثيرها الجوهري على الادارة و التنظيم مع التركيز على فهم و تحليل علاقة التاثير المتبادلة بين النظام والبيئة التنظيمية، و بين النظام والاداء وبين النظام وبرامج ومشروعات الإدارة الحديثة مثل برامج الجودة الشاملة ، وادارة المعرفة ، و اعادة هندسة الاعمال و غيرها .
مدخل علم الاقتصاد (المدخل الاقتصادي ) :- يهتم المدخل الاقتصادي بدراسة نظم المعلومات من منظور اقتصادي يهتم بتحليل قيمة وتكلفة المعلومات وكلفة المعلومات الناقصة ودراسة الجدوى الاقتصادية لمشروعات نظم المعلومات ، وتحليل التكلفة والمنافع للنظام المستخدم وكل مايقع في حقل اقتصاديات تكنولوجية المعلومات.كما ظهر حقل جديد يرتبط بهذا المدخل له علاقة وثيقة باقتصاد المعرفة وبخاصة اقتصاديات انتاج المعرفة ,ونقل وتوزيع المعرفة .
مدخل علم النفس وعلم الاجتماع ( المدخل السلوكي والاجتماعي ) :- تكمن اهمية هدا المدخل في دراسة نظم المعلومات في تجاوزه النظرة التقليدية التي تصور نظم المعلومات الادارية على انها مجموعة من المكونات المادية التي لايتعدى تاثيرها حدود الحيز المادي الذي تشغله،حيث يتناول هذا المدخل دراسة القضايا السلوكية المرتبطة بتكنولوجية المعلومات وتأثيرها على الانماط السلوكيةوالثقافات التنظيمية على مستوى اداء نظم المعلومات الادارية،كما يهتم بدراسة الابعاد الاجتماعية لنظم المعلومات الادارية وعلاقتها بمسائل مقاومة التغير وانتاج قيم اجتماعية جديدة.
نظم المعلومات والمستويات الادارية :-
تتشكل بنية التنظيم في منظمات الاعمال من عدة مستويات ادارية ، ويكن القول انه كلما ازداد حجم المنظمة وتنوعت انشطتها وتعقدت اعمالها كلما دعت الحاجة الى تطوير وتطبيق انماط متنوعة من نظم المعلومات الادارية المتكاملة في تقنياتها ووظائفها ، وبالتالي يمكن القول ان البنية التنظيمية للمنظمات تتكون من عدة مستويات ادارية تقابلها انواع من نظم المعلومات الادارية كما موضح بالشكل التالي :
وبصورة عامة يوجد في منظمات الاعمال المتوسطة والكبيرة اربعة مستويات تنظيمية ، حيث يمثل المستوى الاداري الاعلى المستوى الاستراتيجي و الذي يهتم بانشطة وعمليات صياغة و تطبيق و تقيم استراتيجيات الأعمال الشاملة للمنظمة و تحليل هيكل المنافسة في الصناعة .
نوع نظام المعلومات الإداري المستوى التنظيمي
نظم المعلومات الإستراتيجية (EIS)SIS
نظم المعلومات الإدارية MIS الاستراتيجي
نظم إدارة المعرفة KMS
نظم مساندة القرارات DSS التكتيكي
نظم المعالجة التحليليةالفورية
OLAP،نظم أتمتة المكاتبOAS
نظم معالجة المعاملاتTPS العملياتي
و هذا يتطلب بالطبع تحليل منهجي لعناصر القوة و الضعف الموجودة في البيئة الداخلية للمنظمة و مقارنتها بالفرص و التهديدات الحالية و المتوقعة في بيئة الأعمال الخارجية ، و لذلك يتم تطوير نظم المعلومات الاستراتيجية Strategic Information system او مايطلق عليه بنظم المعلومات التنفيذية Executive information system بطريقة تضمن تلبية الاحتياجات المعلوماتية الادارة العليا ، حيث تقدم هذه معلومات تحليلية وافية عن البيئة الداخلية و الخارجية ، و بنفس الاتجاه نجد ان بعض المنظمات تتولى تطوير نظم معلومات ادارية دولية تتوجه نحو بيئة الاعمال الدولية و تحليل البيانات و انتاج المعلومات و تقديم التقارير المعلومات عندما تقرر هذه المنظمات الاندماج مع انشطة الاعمال الدولية ، وبالتالي تصبح نظم المعلومات من طراز نظم المعلومات الدولية .كما يوجد في المنظمات مايعرف بالمستوى التنظيمي (التكتيكي) او مستوى الادارة الوسطى حيث يتمثل بإدارة الانتاج و التسويق و المالية.
هذا المستوى الوظيفي يحتاج الى وجود نظم معلومات إدارية تعتمد على موارد نظام إدارة قواعد البيانات DBMS لتحقيق التكامل المطلوب في المعلومات الإدارية ذات العلاقة بالعمليات ، التسويق ، الموارد الإنسانية ، و الشؤون المحاسبية و المالية . كما تقوم بتقديم خلاصات وافية و عميقة عن نتائج أنشطة الأعمال للإدارة العليا لمساعدتها في إتخاذ القرارات الإدارية . و تمثل نظم المعلومات الإدارية ( التنفيذية )أفضل صورة لتكامل البنية الوظيفية مع تكنولوجيا المعلومات لتحقيق هذا الغرض بالإضافة لوجود نظم مساندة القرارات Decision Support Systems و نظم مساندة القرارات الجماعية Group Decision Support Systems المفيدة ايضا في دعم أنشطة و عمليات الإدارات الوسطى في المستوى التنظيمي التكتيكيي .
و تستفيد المستويات التنظيمية من وجود شريحة مهمة من العاملين في مجال تحليل البيانات Data Workers ، و العاملين مع المعرفة Knowledge Workers من التقنيين و المبرمجين و محللي النظم و إداريين لقواعد البيانات أو لمستودعات البيانات Data Warehouses و المديرين لنظم المعالجة التحليلية الفورية Online Analytical Processing Systems المعروفة اختصارا (OLAP) . هذه الشريحة الجديدة من العاملين تشكل مستوى العمل المعرفي و تتداخل في الواقع مع كل المستويات التنظيمية الموجودة في المنظمة ذلك لأن هذه الفئة المهمة من العاملين تقدم خدماتها لجميع المستويات و لمختلف الإدارات . و يساعد وجود بنية تحتية لتكنولوجيا المعلومات و لنظم أتمتة المكاتب Office Automation Systems على توفير الإتصال الفوري و التلقائي مع جميع المستفيدين في داخل و خارج المنظمة . و أخيرا تعمل المنظمة من خلال وجود إدارة في الخط الأول (المستوى العملياتي) حيث تقوم بإدارة عملياتها مع الزبائن و إدارة سلسلة التوريد و تحقيق الإتصال اليومي مع الزبائن و المستفيدين . و بالتالي يفيد وجود نظم معالجة البيانات Transactions Processing Systems في تلبية احتياجات الإدارة في هذا المستوى من العمل الإداري .
هنا لا بد من التأكيد على أن هذه الأنماط الرئيسية من نظم المعلومات الإدارية لا تعمل بصورة مستقلة فكل هذه النظم و التقنيات تتكامل في وظائفها و تتعاضد في مدخلاتها و مخرجاتها . فإذا أردنا مثلا أن نفهم علاقة نظم معالجة المعاملات TPS بنظم المعلومات الإدارية يكفي فقط أن ننظر الى الشكل الذي يشير بصورة واضحة الى العلاقة القوية بين نظم معالجة المعاملات و نظام المعلومات الإداري حيث نجد أن مخرجات نظام معالجة المعاملات والذي قد يكون على سبيل المثال نقطة بيع إلكتروني أو نقطة توريد و تجهيز إلكترونية هي مدخلات نظام المعلومات الإداري الذي يتولى تحليل البيانات و إنتاج تقارير المعلومات المفيدة و ذات القيمة المضافة للإدارة و المستفيدين في داخل المنظمة و خارجها.
هذا يعني أن نظم المعلومات الإدارية لا يمكنها أن تعمل من دون وجود قاعدة إنطلاق تقنية أو لنقل نظام معالجة إلكترونية للبيانات تقوم بتسجيل و تصنيف و معالجة البيانات الخاصة بالمعاملات الإدارية و المالية و التجارية و التسويقية فور حدوثها في الوقت الحقيقي و بالتالي تلخيصها و تصنيفها لأغراض الإدارة و لكي تكون مدخلات مفيدة لنظام المعلومات الإدارية .
و تفيد المعالجة الإلكترونية للبيانات و التي يتيحها نظم معالجة المعاملات على سبيل المثال في تجهيز الإدارة العملياتية بما تحتاجه من معلومات بصورة يومية أو دورية و حسب الطلب .
تأسيسا على ما تقدم ، يمكن القول أن نظم المعلومات الإدارية بكل أنماطها و أشكالها إنما تعمل كنسيج متماسك واحد و متكامل مع البنية التنظيمية لمنظمة الأعمال الحديثة و ذلك من أجل تلبية إحتياجات الإدارات و المستفيدين بالمعلومات ذات القيمة المضافة ، أي معلومات تتصف بالجودة Quality ، الدقةAccuracy ، التكاملIntegrity ، و التوقيت Real Time ، و الشكل و المحتوى الجيدGood Context and Content .
الدور الاستراتيجي لنظم المعلومات الإدارية The Strategic Role Of MIS
أبعاد الدور الاستراتيجي
لنظم المعلومات الإدارية و ظائف تقليدية تتمثل بجمع و تحليل و تخزين و معالجة البيانات و استرجاع المعلومات و إعداد التقارير المفيدة للإدارة و الضرورية لإتخاذ القرارات غير الهيكلية و شبه الهيكلية ناهيك عن دعم و إسناد وظائف الإدارة الأخرى من تخطيط التنظيم ،تنسيق ، توجيه ، رقابة و سيطرة على الأنشطة و العمليات .و بالإضافة الى هذه الوظائف المهمة المتاحة في جميع أنماط نظم المعلومات الإدارية فإن بعض نظم المعلومات الإدارية الذكية و ذات البنية الشبكية التي تستند على قواعد البيانات و النماذج تقوم بتنفيذ أدوار استراتيجية للإدارة و المنظمة .
و يتضح الدور الاستراتيجي لنظم المعلومات الإدارية من خلال تأثيرها الجوهري في المجالات و الأنشطة الرئيسية التالية :
المشاركة في صياغة الرؤيا الاستراتيجية Strategic Vision للمنظمة من خلال إضفاء خصائص البساطة ، الوضوح ، العمق ، و الشمول على هذه الرؤية و المساعدة في تحقيق أعلى قدرمن المشاركة الفاعلة في عملية صياغة و انضاج الرؤية الاستراتيجية .
دعم عملية صياغة رسالة المنظمة Organization Mission و ذلك عن طريق تحديد أنواع الأنشطة الجوهرية و تقديم معلومات عن الأسواق المستهدفة .
صياغة الأهداف الاستراتيجية للمنظمة من خلال تحليل عناصر القوة و الضعف في داخل المنظمة و مقارنتها بالفرص و التهديدات الحالية و المتوقعة في البيئة الخارجية(تحليلSWOT) . و مقارنة هذه النتائج مع الموارد الجوهرية و القدرات التنظيمية الموجودة و من بينها بالطبع موارد المعلومات الثمينة .
المساعدة في اختيار استراتيجية الأعمال الشاملة من بين البدائل الاستراتيجية الممكنة ، بالاضافة الى الاندماج البنيوي مع الأنشطة الجوهرية للرقابة و التقييم الاستراتيجي الموجه نحو معايرة الأداء الكلي للمنظمة و مقارنته بأداء المنظمات المنافسه في قطاع الصناعة.
و أخيرا تعمل نظم المعلومات الإدارية على تحقيق الميزة التنافسية المؤكدة و ذلك باعتبارها الأداة المثلى في تحليل مصادر الميزة التنافسية في داخل المنظمة و خارجها .
نظم المعلومات الإدارية و الميزة التنافسية
تعمل نظم المعلومات على تحقيق الميزة التنافسية المؤكدة و ذلك من خلال ما تقدمه من معلومات عن قوى المنافسه الرئيسية في البيئة الخارجية ( المصدر الخارجي للميزة التنافسية و المعلومات الخاصةبأنشطة سلسلة القيمة .
نموذج سلسلة القيمة Value Chain Model نموذج سلسلة القيمة الذي قدمه porter هو تكنيك يستخدم لتحليل الأنشطة الرئيسية والأنشطة الداعمة في المنظمة وذلك بهدف تحليل المصدر الداخلي للميزة التنافسية و بالتالي تحديد عناصر القوة و الضعف الداخلية الموجودة حاليا أو المحتملة .
و تعتبر المنظمة من منظور سلسلة القيمة عبارة عن سلسلة من الأنشطة التي تضيف قيمة الى منتجاتها و خدماتها .
تحليل قيمة كل نشاط يتطلب أيضا فهم و تحليل تكلفتها و متابعة التكلفة وتحديد مصادرها و ذلك لإرتباط هذا التحليل بقياس قيمة المخرجات من منتجات و خدمات . و تحقق المنظمة أرباحا عندما تكون قيمة المخرجات و هي حصيلة القيمة المضافةلكل أنشطة الأعمال أكبر من التكاليف التي تحملتها المنظمة نظير كل أنشطة سلسلة القيمة كما هو واضح في الشكل التالي :
يتكون نموذج سلسلة القيمة من الأنشطة الرئيسية و هي :
الإمدادات الداخلية Inbound Logistics
و تعني كل الأنشطة ذات العلاقة بنقل و استلام و تحريك و تخزين و مناولة المواد و عناصر المدخلات الأخرى اللازمة للنظام الإنتاجي.
العمليات Operations
كل الأنشطة الصناعية و غيرها الخاصة بتحويل المدخلات الى مخرجات (منتجات و خدمات ).
التسويق و المبيعات Marketing and Sales
يرتبط هذا النشاط بحقل ادارة التسويق و ما يتضمن ذلك من تخطيط استراتيجي للمزيج التسويقي و تنفيذ الوظائف التسويقية الأخرى .
الأنشطة المساندة / الداعمة
تتمثل هذه الخدمات بجميع الأنشطة الإدارية الداعمة لعمل نظام الأعمال في المنظمة بما في ذلك وظائف التوجيه و التنسيق لأنشطة المحاسبة و المالية في المنظمة .
تطوير التكنولوجيا Technology Development
و هي أنشطة تحسين المنتج ، تصميم المنتج ، المعرفة بالتقانة و المعرفة بإجراءات العمل و المدخلات التكنولوجية الضرورية لكل نشاط في سلسلة القيمة .
شراء الموارد Procurement Of Resources
شراء الموارد يعني أنشطة توفير موارد عمل النظام من مدخلات ( مادة خام ، أجزاء ، مكونات ، طاقة ) مع ضمان توفير موارد المعرفة الضرورية بوسائل مختلفة .
تأثير نظم المعلومات الإدارية على سلسلة القيمة .
تؤثر نظم المعلومات الإدارية على سلسلة القيمة من خلال إندماجها مع الأنشطة الرئيسية و الداعمة التي تتكون منها سلسلة القيمة و في بعض الحالات تستخدم نظم المعلومات الإدارية ( بمختلف أنواعها ) كأدوات فعالة لدعم و إسناد الأنشطة الرئيسية التي تضيف قيمة الى منتجات و خدمات المنظمة بالإضافة الى أدوارها في تخطيط و تنفيذ الأنشطة المساندة على مستوى خدمات الدعم و التنسيق الإداري ، إدارة الموارد البشرية ، تطوير التكنولوجيا و دعم وظيفة الشراء.
ان نظم المعلومات الإدارية و ( من بين أهم أنواعها نظم المعلومات الإستراتيجية )تتولى تنفيذ الأنشطة الداعمة في سلسلة القيمة من خلال نظم المعلومات التي تستند على شبكة المنظمة الداخلية لإدارة تدفقات الأعمال المنسقة بالإضافة الى دعم أنشطة إدارة الموارد البشرية من خلال نظم معلومات الموارد البشرية و هي من النظم الوظيفية المهمة لنظام المعلومات الإداري . و ينطبق نفس الأمر على وظائف تطوير التكنولوجيا من خلال استخدام النظم التي تستند على شبكة المنظمة الخارجية لأنشطة الهندسة و التصميم بالحاسوب و كذلك على وظيفة الشراء حيث تمكن نظم المعلومات الإدارية المستندة على الويب من تخطيط و تنفيذ أنشطة التجارة الإلكترونية إذا كانت هذه النظم ترتبط بموقع المنظمة الإلكتروني مع وجود قاعدة بيانات أو مستودع بيانات Data Warehouse لتخزين ومعالجة بيانات أنشطة التجارة الإلكترونية .
أما على مستوى دعم الأنشطة الرئيسية في سلسلة القيمة فمن الملاحظ وجود أنماط مهمة من تقنيات نظم المعلومات الإدارية المستخدمة في مجالات و تطبيقات إمداد المنظمة بمدخلاتها (Inbound Logistics) أو ادارة و تنفيذ العمليات الإنتاجية باستخدام نظم التصنيع المرنة بالحاسوب أو دعم نظام المخرجات من خلال ربط هذا النظام بنظم المعالجة التحليلية الفورية أو بنقاط البيع الإلكتروني و المعالجة الفورية لأوامر الشراء و هكذا بالنسبة لخدمات الزبائن و لأنشطة التسويق و المبيعات .
و في بعض الأحيان تستخدم نظم المعلومات التنظيمية المتداخلة Inter Organizational Information Systems التي تربط المنظمة بالموردين و المشترين و الموزعين من خلال تقنيات شبكات Intranet Internet , Extranet , و كذلك من خلال استخدام تكنولوجيا المزود / الزبون Client/Server و مستودعات البيانات Data Warehouse حيث يوضع المزود Server في شركة موزع الأدوية مثلا و يربط المزود بمحطات عمل في الصيدليات المستفيدة لتقديم طلبات شراء الأدوية بشكل مباشر و على الخط المفتوح .
و هكذا نجد أن لنظم المعلومات الإدارية تأثير جوهري على سلسلة القيمة سواءا من خلال تأثيرها التكويني على الأنشطة الرئيسية و الداعمة أو من خلال ما تحدثه من تحويل في أسلوب تنفيذ أنشطة القيمة . إن لكل نشاط في سلسلة القيمة عنصر مادي Physical Component و عنصر معلومات Information Component . فالعنصر المادي يضم المهام المادية المطلوبة لتنفيذ النشاط أما عنصر المعلومات فيتضمن كل مهام معالجة البيانات و انتاج المعلومات الضرورية لتنفيذ نشاط القيمة . و تلعب نظم المعلومات الإدارية دورا مهما في تعزيز أنشطة الدعم و الإسناد فمثلا يمكن لنظم أتمتة المكاتب أن تساعد في تسهيل التفاعل بين كافة المستويات التنظيمية في المنظمة من خلال استخدام البريد الإلكتروني و البرامج التطبيقية الأخرى . كما تساهم نظم مساندة القرارات في دعم عمليات اتخاذ القرارات الخاصة بلأنشطة الرئيسية و الداعمة التي تتكون منها سلسلة القيمة .
نظم المعلومات و الاستراتيجيات التنافسية العامة
يقترح Porter ثلاثة استراتيجيات عامة يمكن أن تحقق للمنظمات ميزة تنافسية مؤكدة . هذه الاستراتيجيات :
استراتيجية قيادة قلة التكاليف Coast Leadership Strategy
و هي الاستراتيجية التي تضع المنظمة كأقل المنتجين تكلفة في قطاع الصناعة و ذلك من خلال الإستثمار الأمثل للموارد و الانتاج بمعايير عالمية . ان المنظمة التي تستطيع تحقيق قيادة التكلفة ستكون فوق متوسط الإنجاز في الصناعة .
إن نظم المعلومات الإدارية على مختلف أنماطها الرئيسية تستطيع أن تساهم في تخفيض تكاليف الانتاج ، التخزين ، التسويق ، النقل و التوزيع و خدمات ما بعد البيع .
فإذا أخذنا نظم المعلومات المصرفية التي تستند على شبكة الإنترنت و تستخدم تقنيات الأعمال الإلكترونية و المصارف وصولا الى المصارف الإلكترونية e-Banking يمكنها ببساطة توفير الجهد و الوقت و التكلفة للعملية المصرفية على مدار اليوم بسبب مزايا استخدام شبكة الإنترنت و ضمان التسليم الفوري للخدمة في الوقت الحقيقي .
استراتيجية التمييز Differentiation Strategy
و هي استراتيجية البحث عن التميز ، الفرادة ، أو الإنفراد بخصائص استثنائية في مجال الصناعة . في ضوء هذه الاستراتيجية تسعى المنظمة الى تكوين صورة ذهنية محببة حول منتجاتها و خدماتها نظرا لمزاياها الفريدة Unique Features و الصورة الحسنة للمنظمة بين المستفيدين و الزبائن .
إن وجود نظم معلومات مصرفية مشبوكة على موقع خدمات مصرفية إلكترونية متكاملة لجميع الزبائن يعني وجود فرادة و تميز في توليفة الخدمات المصرفية المقدمة لزبائن المصرف ذلك لأن تسهيلات العمل المصرفي الإلكتروني يوفر الوقت و الجهد و المال للزبائن من جهة و المصرف من جهة أخرى كما تدل جميع الدراسات الميدانية التي أجريت في هذا الصدد .
استراتيجية – التركيز Focus Strategy
تستند هذه الاستراتيجية على أساس اختيار مجال تنافسي في داخل قطاع الصناعة أو نشاط أعمال بحيث يمكن التركيز على جزء معين من السوق و تكثيف نشاط المنظمة التسويقي في هذا الجزء و العمل على استبعاد الآخرين و منعهم من التأثير في حصة المنظمة السوقية . في هذا السياق يمكن أن توفر نظم المعلومات الإدارية معلومات ثمينة حول ربحية قطاعات سوقية معينة لتمكين المنظمات من تصميم و تسويق منتجات و خدمات تتوافق مع احتياجات و رغبات هذه القطاعات السوقية المشخصة .
بالإضافة الى ما تقدم تساهم نظم المعلومات الإدارية في تعزيز فرص الأعمال الجديدة و استكشاف الفرص الجديدة و هنا لابد أن نشير الى أن منظمات الأعمال الكبيرة لا تنتظر الفرص في بيئة الأعمال بل هي في معظم الأحيان تبحث عنها و تخصص موارد ضخمة لخلق الفرصة و استثمارها و تعظيم المنافع المترتبة على امتلاكها من خلال الدخول بتكنولوجيا جديدة الى السوق .
و أخيرا تفيد نظم المعلومات الإدارية في تحقيق التعاضد الاستراتيجي و في تطبيق مفهوم التعاضد الداخلي و الخارجي بكفاءة و فعالية . إن التعاضد Synergy هو الأثر الناتج عن تشكيل حزمة من الارتباطات الجديدة بين أنشطة أو مجالات أعمال في داخل المنظمة ، أو بناء علاقات و ارتباطات مع منظمات أخرى في نفس ميدان الصناعة والتي تعمل في نفس السوق المستهدف . و يتحقق الأثر الناتج عن التعاضد بحجم القيمة المتحققة من خلال تكوين روابط من داخل نظام القيمة بين الأنشطة التي لم تكن مترابطة من قبل أو أن ارتباطاتهاكانت من نمط آخر مختلف عن السابق .
ان تطبيق مفهوم التعاضد في مجال أنشطة الأعمال بصورة عامة يعني دائما أن المنظمة ككل متكامل من نظم وظيفية فرعية بما في ذلك نظم المعلومات و هي أكبر من مجموع الأجزاء و المكونات الوظيفية الفرعية . و يمكن التعبير عن هذا المفهوم ببساطة بأن 2+2=5 من حيث التأثير و تفاعل المكونات بالنتيجة .
الفصل الثالث
النظم الوظيفية الفرعية للمعلومات
Functional Information Subsystems
ذكرنا في أكثر من مبحث أن نظم المعلومات الإدارية قد تأخذ أشكالا متعددة و أبعادا متنوعة حسب ما تمليه الأهداف التنظيمية المنشودة و طبيعة المنظمة و ظروفها و متغيرات بيئتها . كما تأخذ هذه النظم شكل و محتوى المجال الوظيفي الذي تعمل فيه مثل المجال التسويقي ، العملياتي ، المحاسبي و المالي.....الخ .
من ناحية أخرى ، يمكن أن يشكل نظام المعلومات الإداري إطارا متكاملا لنظم وظيفية فرعية للمعلومات بحيث يرتبط كل نظام فرعي للمعلومات بمجال وظيفي مهم في المنظمة . و بالتالي يصبح نظام المعلومات الإداري المحوسب Computer –based MIS عبارة عن منظومة مركبة لإتحاد فدرالي من النظم الوظيفية الفرعية المتفاعلة مع بيئة المنظمة و المفتوحة على البيئة الخارجية كما هو واضح في الشكل رقم (10) الذي يعبر عن مفهوم النظام المتكامل للمعلومات الإدارية .
بنظرة تحليلية الى النموذج الآنف الذكر لنظم المعلومات الإدارية يلاحظ أن هذا النموذج يتكون من عدد محدد من النظم الوظيفية الفرعية للمعلومات التي تشترك في عناصر جوهرية لا غنى عنها لأي منظمة أو مؤسسة و هي : الأهداف الإستراتيجية ، إستراتيجية الأعمال الشاملة ، معايير الجودة الشاملة ، و إجراءات و قواعد العمل الضرورية لإنجاز الأهداف .
و من البديهي القول أن لكل نظام وظيفي فرعي مدخلاته و عملياته و مخرجاته و قاعدة بيانات تخزن فيها ملفات النشاط الوظيفي و بالتالي تكون مفيدة لدعم عمليات و أنشطة الإدارة الوظيفية المسئولة كإدارة التسويق ، إدارة العمليات و الإنتاج ، الإدارة المحاسبية و المالية ، إدارة الموارد البشرية .....الخ.
و تقدم المعلومات للنظام بهدف المشاركة وتحقيق أكبر قدر من التكامل بين النظم الوظيفية الفرعية للمعلومات و الاستفادة من تقاريرها لإعداد تقارير معلومات شاملة و متكاملة لأنشطة و عمليات المنظمة و تقييم الأداء الكلي للمنظمة في قطاع الصناعة أو السوق المستهدف . تقارير المعلومات الشاملة يقوم نظام المعلومات الإداري المتكامل بإنتاجها و تقديمها مستفيدا من تخصص النظم الفرعية التي يتكون منها و بذلك يستطيع نظام المعلومات الإداري من تحقيق الدعم و الإسناد الضروري للإدارة الإستراتيجية (العليا) في دعم قراراتها غير الهيكلية (غير المبرمجة) و الإدارة الوسطى الوظيفية(التكتيكية) لدعم القرارات شبه الهيكلية(شبه المبرمجة).
من ناحية أخرى نجد أن من المفيد دراسة نظم المعلومات الإدارية من مدخل جزئي على أساس النظم الوظيفية للمعلومات مثل النظام الفرعي للمعلومات التسويقية ، النظام الفرعي للمعلومات العملياتية ، النظام الفرعي للمعلومات المحاسبية و المالية ...الخ . و لأهمية هذا المدخل المنهجي في دراسة و تطوير نظم المعلومات الإدارية فإننا سوف نحاول في هذا المبحث تكوين إطار نظري موجز لنظم المعلومات الوظيفية و تحليل علاقتها بحقل نظم المعلومات الإدارية .
النظام الفرعي للمعلومات التسويقية Marketing Information Systems
نظام المعلومات التسويقية هو ذلك الهيكل المتكامل و المتفاعل من الأفراد و عتاد الحاسوب و برمجياته و شبكاته و الإجراءات المصممة لتوليد تدفق منظم للمعلومات الناتجة عن معالجة البيانات التسويقية من مصادرها الداخلية و الخارجية و لاستخدامها كأساس لإتخاذ القرارات في مجالات عمل إدارة التسويق أو لدعم القرارات التسويقية التي تتخذها الإدارة العليا في ضوء التوصيات و المقترحات المقدمة من إدارة التسويق .
بتعبير آخر يستند النظام الفرعي للمعلومات التسويقية على مفهوم المزيج التسويقي و مكوناته الأساسية و متطلبات تخطيطه و إدارته .
من ناحية أخرى ، يقوم النظام الفرعي للمعلومات التسويقية بإنتاج معلومات تسويقية لنظام المعلومات الإدارية و بخاصة تلك المعلومات ذات العلاقة ببحوث التسويق ، سلوك المستهلك ،بحوث الترويج و الإعلان ، تحليل المنافسة في السوق ، تحليل اتجاهات المنافسة التسويقية و غيرها .
و يضم النظام الفرعي للمعلومات التسويقية حزمة من النظم المهمة نذكر منها على سبيل المثال لا الحصر : النظام الفرعي لمعالجة البيانات ، النظام الفرعي لبحوث السوق ، النظام الفرعي لبحوث المستهلك ، النظام الفرعي للترويج و الإعلان ، و النظام الفرعي للتنبؤ بالمبيعات و تظهر هذه النظم الفرعية بالنموذج الموجود في الشكل (11).ويصدر عن نظام المعلومات التسويقية تقارير معلوماتية تمثل مخرجات النظام نذكر منها مايلي : معلومات عن المزيج التسويقي ، اتجاهات سلوك المستهلكين ، المبيعات الحالية و المتوقعة ، البحوث الخاصة بمزيج المنتج و معلومات عن كل ما تحتاجه ادارة التسويق لتنفيذ عملياتها و أنشطتها و اتخاذ القرارات التسويقية .
النظام الفرعي لمعلومات العمليات Operation Information Subsystems
النظام الفرعي لمعلومات العمليات هونظام حاسوبي يتولى تجهيز إدارة العمليات و إدارة نظام المعلومات الإدارية بمعلومات منظمة و وافية و دقيقة عن التدفق الطبيعي للعمليات و المواد و المنتجات و كل الأنشطة الأساسية ذات العلاقة بالتخطيط و السيطرة على العمليات اللوجستية و الانتاج و التخزين و النقل .
و لنظام المعلومات العملياتية بعدين رئيسيين هما : بعد يتصل بالتصميم التقني لعمليات تصنيع المنتجات و الخدمات . و بعد آخر يرتبط بموضوع تقنيات انتاج المعلومات . فيما يخص البعد الأول لا يظهر بوضوح نظام معلومات العمليات ذلك لأنه مندمج بالآلات المحوسبة و بتقنيات التصنيع نفسها بينما نستطيع تشخيص البعد الثاني من خلال البنية التنظيمية المكونة من إدارة و أجهزة و برمجيات و شبكات تقوم بأنشطة معالجة المعلومات المفيدة لدعم عمليات اتخاذ القرارات الإدارية .
و لذلك يلاحظ أن النظام الفرعي لمعلومات العمليات يتكامل مع نظم التصنيع بمساعدة الحاسوب Computer-Aided Manufacturing و نظم التصميم بمساعدة الحاسوب Computer-Aided Design ، نظم حوسبة مستلزمات المواد Materials Requirements planning ، الآلات المحوسبة Robots Systems ، و نظم تكامل التصنيع بمساعدة الحاسوب Computer-Aided Integrated Manufacturing هذه التطبيقات المهمة للنظم الحاسوبية لا تعمل فقط من أجل تنظيم عمليات التصنيع و تدفق المواد و قوة العمل ، و انما تعمل ايضا كمشغلات للمعلومات .
يتكون النظام الفرعي لمعلومات العمليات من حزمة متكاملة من نظم فرعية مثل النظام الفرعي لمعلومات المنتج ، النظام الفرعي للمواد ، النظام الفرعي للمعلومات اللوجستية و النظام الفرعي لمعلومات الانتاج . و يوضح الشكل رقم (12) نظام المعلومات العملياتية .
و بذلك يمكننا القول أن نظام المعلومات العملياتية يستخدم في تصميم و تشغيل النظام الوظيفي الانتاجي الموجود في المنظمة ، كما يقوم بانتاج تقارير معلومات نذكر عينة منها كما يلي :
تقارير معلومات عن مزيج المنتج .
تقارير معلومات عن معدلات الإنتاج و الإنتاجية .
تقارير معلومات حول إدارة الجودة الشاملة .
تقارير معلومات حول العمليات اللوجستية .
تقارير معلومات عن الأمن و السلامة الصناعية .
تقارير معلومات عن بحوث تطوير المنتج .
تقارير عن كفاءة و فعالية إدارة العمليات .
النظام الفرعي للمعلومات المحاسبية والمالية
Accounting and Financial Information Subsystems
يعتبر النظام الفرعي للمعلومات المحاسبية و المالية من أهم نظم المعلومات في منظمات الأعمال حيث تشترك كل المنظمات بامتلاك شكل معين من هذا النظام .
و يتكون نظام المعلومات المحاسبية و المالية من نظم فرعية تتوزع على فئتين هي فئة النظم الفرعية المحاسبية مع برمجيات تطبيقاتها ، و فئة النظم الفرعية المالية مع حزم برامج تطبيقاتها الخاصة بالتحليل المالي بالدرجة الأولى .
فئة النظم الفرعية المحاسبية تتكون من حسابات المدفوعات و المقبوضات Accounts Payable and Accounts Receivable ، محاسبة التكاليف Cost Accounting ، التدقيقAuditing بما في ذلك تدقيق المعالجة الإلكترونية للبياناتElectronic Data Processing بينما يمكن أن تضم النظم الفرعية المالية نظام الإدارة النقدية Cash Management System ، التحليل المالي Financial Analysis . ويوضح الشكل رقم(13) نظام المعلومات المحاسبية و المالية .
تتضمن مخرجات نظام المعلومات المحاسبية و المالية تقارير معلومات نذكر منها على سبيل المثال لا الحصر :
تقارير معلومات عن المبيعات من نقاط البيع الفوري .
تقارير مالية .
تقارير حول ميزانية المنظمة .
تقارير التدقيق الداخلي و الخارجي .
تقارير معلومات لدعم قرارات محفظة الإستثمار .
و هنا لا بد أن نشير الى أن نظام المعلومات المحاسبية و المالية لا يعني بالضبط حوسبة الأنشطة المحاسبية التقليدية باستخدام حزم برمجيات تطبيقات معينة و إنما هو منظومة معلومات حاسوبية تستند على برمجيات متنوعة و متكاملة لتحسين كفاءة الإدارة المحاسبية و المالية في المنظمة و بخاصة التخطيط الاستراتيجي للأموال و إدارة الأصول و الخصوم بالإضافة الى دعم قرارات الإدارة ذات العلاقة أما حوسبة الأنشطة و العمليات المحاسبية فهي نتاج و ثمرة مهمه لوجود نظام المعلومات المحاسبية و المالية الذي يهتم بتنفيذ المعاملات المحاسبية و المالية و تدقيقها و مراجعتها باستخدام الموارد المتاحة في النظام.
النظام الفرعي لمعلومات الموارد البشرية
Human Resources Information Subsystems
ان الوظيفة الجوهرية للنظام الفرعي لمعلومات الموارد البشرية هي تلبية احتياجات إدارة الموارد البشرية من المعلومات التي تحتاجها حول جميع الأفراد العاملين و لتخطيط و تنظيم و توجيه الأنشطة و العمليات الخاصة بهذه الإدارة .
فضلا عن ذلك ، يتولى هذا النظام تزويد الإدارة بمعلومات شاملة و دقيقة عن إدارة الموارد البشرية بما في ذلك تقديم تقارير معلومات تتضمن مؤشرات تحليلية لأداء العاملين في المنظمة . و كما هو الحال في النظم الوظيفية للمعلومات التي نوقشت آنفا فإن نظام معلومات الموارد البشرية يتضمن حزمة من النظم الفرعية نذكر منها استقطاب و تعيين و تحفيز العاملين Recruitment and Promotion ، التدريب Training ، الأجور و الحوافز ، تقييم العاملين Employees Evaluation و وظائف أخرى .
و تظهر هذه النظم الفرعية في الشكل رقم (14) يمثل نموذجا مبسطا لنظام معلومات الموارد البشرية. ويقوم نظام المعلومات البشرية بتجهيز المستفيدين بالمعلومات التي يحتاجونها حول الموارد البشرية في المنظمة و في الحاضر و المستقبل .
و من أهم مخرجات نظام معلومات الموارد البشرية ما يلي :
معلومات حول تخطيط الموارد البشرية .
معلومات عن أداء العاملين .
تقارير معلومات حول استقطاب و اختيار العاملين .
معلومات عن البرامج التدريبية .
معلومات حول نظم الأجور ، المكافآت و الحوافز .
معلومات عن تنمية الموارد البشرية .
معلومات عن رأس المال البشري في المنظمة .
في ضوء ما تقدم ، يمكن القول أن المعلومات التي يقدمها نظام معلومات الموارد البشرية تعتبر على درجة بالغة من الأهمية لإدارة الموارد البشرية من ناحية و لإدارة المنظمة من ناحية أخرى ، و ذلك لصلة هذه المعلومات بإحتياجات الإدارات و بمستلزمات تحسين كفاءة و فعالية رأس المال الإنساني من صانعي المعرفة و من العاملين في المنظمة .
إن النظم الوظيفية الفرعية للمعلومات التي ناقشناها آنفا في هذا المبحث تمثل في الواقع بنية تنظيمية و تقنية و معلوماتية متكاملة لنظام المعلومات الإداري .
إن مكونات هذه البنية المتكاملة من النظم الفرعية للمعلومات ترتبط بأهداف و معايير تنسيق ترتكز على رؤية استراتيجية واضحة للمنظمة .و في الوقت الذي يتوفر لدى كل نظام فرعي للمعلومات القدرة على انجاز أنشطة معالجة البيانات و تنفيذ الأنشطة الوظيفية لكل إدارة أساسية من إدارات المنظمة و لتلبية احتياجات هذه الإدارات من المعلومات ذات الجودة الشاملة و القيمة المضافة فإن هذه النظم هي أيضا موارد نظام المعلومات الإداري المتكامل لإعداد تقارير معلومات عن الأداء الكلي للمنظمة من منظور إداري يتجاوز النظرة الوظيفية الجزئية الضيقة الى رؤية شاملة لكل عمليات و أنشطة المنظمة .صحيح أن كل نظام معلومات وظيفي مرتبط بإدارات المنظمة ( إدارة التسويق ، إدارة العمليات ، إدارةالموارد البشرية و غيرها ) يصمم بلأساس لدعم و إسناد الأإنشطة الخاصة بكل إدارة من هذه الإدارات . و بالتالي فإن لكل نظام فرعي للمعلومات مدخلاته و عملياته و مخرجاته و تغذيته العكسية و قاعدة بياناته التي تضم كل ملفات أعمال المجال الوظيفي فإن هذا النظام ما هو إلا جزءا أساسيا مكملا لأجزاء و نظم فرعية أخرى يتشكل منها نظام المعلومات الإداري الذي يستند على نظام إدارة قواعد البيانات Database Management Systems أو نظام مستودعات البيانات Data Warehouses التي تضم قواعد بيانات داخلية للمنظمة(قواعد البيانات التسويقية ، العملياتية المحاسبية و المالية و الموارد البشرية ) و قواعد بيانات خارجية عن بيئة الأعمال أو المنافسة و المنافسين في الصناعة أو السوق.
بعبارة أخرى تمثل النظم الوظيفية الفرعية للمعلومات كما هو واضح في الشكل رقم (15) نسيجا مشتركا من العلاقات البنيوية المتعاضدة و التي تستند على نظام إدارة قواعد البيانات في بعض الحالات أو على نظام مستودعات البيانات كما نجد ذلك في الشركات والمؤسسات الكبيرة الحجم و ذلك من أجل دعم أنشطة الإدارة في التخطيط ، التنظيم ، التوجيه ، الرقابة ، و إتخاذ القرارات .
بطبيعة الحال ساعد التطور النوعي المتسارع في مجال الحاسوب و نظم و أدوات تكنولوجيا المعلومات التي رافقتها ثورة غير مسبوقة في صناعة الإتصالات و تكنولوجيا الشبكات الى جعل هذا النموذج الوظيفي المتكامل لنظام المعلومات أمر ممكن من الناحية التصميمية التقنية و من الناحية التطبيقية و العملية . بمعنى آخر ، إن هذا النموذج المهم لنظام المعلومات الإداري المتكامل و الذي يستند على أرقى تقنيات الحاسوب Computer-based MIS هو اليوم ليس فقط ممكن التطوير و التطبيق فالأمر تجاوز ذلك فالنظام يمتلك جدوى اقتصادية ، جدوى تقنية ، و جدوى تنظيمية و لكن بشرط أن يتم تصميمه بناءا على احتياجات المستفيدين أولا و أن تضمن الإدارة كفاءة و فعالية استخدامه و تطويره ثانيا .
نظام تخطيط موارد المنظمة Enterprise Resource Planning Systems (ERPS)
تعتبر نظم تخطيط موارد المنظمة احدى نظم معالجة المعاملات المتقدمة,حيث تتعامل مع الوظائف بشكل متكامل في المنظمة بخلاف نظم معالجة المعلومات والتي تتعامل مع الأنشطة الوظيفية بشكل منفصل يعمل نظام تخطيط موارد المنظمة على قاعدة تكامل تطبيقات الإعمال او النماذج ،لدعم العمليات ضمن المجالات الوظيفية في المنظمة على قاعدة تكامل وتعاون جميع الوظائف والأقسام في المنظمة نظام معلومات قادر على تلبية احتياجاتها مع تحقيق الفاعلية والكفاءة في الاداء مثل سجلات الرواتب ، الذمم المدينة ، الذمم الدائنة ، تخطيط متطلبات المواد ، ادارة الطلبات ، السيطرة على الخزين ، ادارة الموارد البشرية . ويمكن ان تشتري المنظمة البرمجيات الخاصة بالنظام من المورد بالكامل ،كما يمكن ان تشتري نظام فرعي من هذه النماذج ويتم مزجها مع نظام اخر من مورد اخر ، او مزجها مع التطبيقات الموجودة في الشركة. اما عن أسلوب عملها فانها تقوم بجمع البيانات من مختلف الأنشطة والأعمال الرئيسية مثل الإنتاج ، والمالية ، والمبيعات ، والموارد البشرية.ثم تخزن البيانات في مخزن نظام برمجيات موحد ، والذي يمكن ان يستخدم من قبل جميع اقسام المنظمة حيث تركز هذه النظم مبدئيا على تكامل عملية معالجة البيانات بين الوظائف المختلفة.
وتقوم برمجيات نظم التخطيط لموارد المنظمة بتعزيز جودة المنتجات بالتنسيق مع المورد حيث يمكن للمنظمة ان تربط نظمها مع نظم الموردين ، و المنتجين ، و الموزعين ، وتجار التجزئة ، او ربط نظم المنظمة مع نظم ادارة سلسلة التوريد ، و ادارة علاقات المستهلكين. وتختلف نظم التخطيط لموارد المنظمة عن الطرق التقليدية في نظم معالجة المعاملات وعلى النحو الاتي :-
تتكامل نظم ادارة موارد المنظمة من خلال قواعد عامة تعالج المعاملات في منطقة واحدة ، مثال على ذلك استقبال طلب معين سينعكس فورا على جميع الأنشطة الوظيفية ذات العلاقة مثل المحاسبة جدولة الانتاج ، المشتريات .
تمتلك نماذج نظم ادارة موارد المنظمة تصاميم تعكس قاعدة خاصة في المعالجة ، بخلاف النظم الوظيفية الاخرى ، اذ ترتكزعلى نظرة سلسلة التوريد في الاعمال ، و التي تتعاون من خلالها المجالات الوظيفية في اعمالها ، لذا فان المنظمة عند استعمالها هذه النظم لابد ان تكون ملزمة بتغير معالجة الاعمال فيها بما يتفق والنظام الجديد . و من الامثلة على هذه النظم هو نظام (SAP/R3 ) والذي طور من قبل شركة المانية تدعى(SAP AG) و يعد هذا النظام نظام كليا متكاملا يتيح للمنظمات اتمتت العديد من العمليات ، و يتعامل مع العديد من اللغات العالمية. و يتعامل النظام مع سبع مناطق تطبيقية هي ادارة سلسلة التوريد ، ادارة دورة حياة المنتج ، إدارة راسمال البشري ، استخبارات الأعمال و ادارة علاقات الزبون و التجارة الالكترونية .
الفصل الرابع
انواع نظم المعلومات الادارية
يمكن تصنيف نظم المعلومات الادارية الى قسمين :-
اولا:- النظم التي تخدم المستويات الادارية المختلفة .
ثانيا:- نظم الاسناد الاداري .
اولا:-النظم التي تخدم المستويات الادارية المختلفة:-
يمكن تصنيف نظم المعلومات على اساس المستويات التنظيمية الاساسية ، ابتداء من المستوى الادنى وصعودا الى المستوى الاعلى وكالاتي:-
المستوى العملياتي Operational Level و الذي يمثل القاعدة الاساسية لحركة المنظمة ويشمل على ادارة عملياتها.
المستوى الادارىManagement Level و الذي يشمل على ادارات المنظمة الوسطى .
المستوى الاستراتيجي Strategic Level و الذي يمثل الادارة العليا او ادرات العمل الاستراتيجي.
- نظم المعلومات التي تتعامل مع المستويات الادارية المختلفة : ان المستويات الادارية التي تحدثنا عنها تحصل على الخدمات المعلوماتية عادة من ستة انواع من نظم المعلومات في المنظمات المعاصرة ، و التي تصمم لأغراض مختلفة:-
نظم معالجة المعاملات ( التجارية) Transaction Processing systems
تختص هذه النظم في التعامل مع مجالات عدة في المنظمة ، مثل متابعة الطلبات ومعالجتها,ومتابعة مايتعلق بالاجور ، وكذلك السيطرة على المكائن والمعدات ومتابعة التعويضات ، وكلها تخدم مستوى العمليات و التعاملات التجار ية في المنظمة ، أي ذات علاقة بانسيابية العمل اليومي للمنظمة .
نظم المكتب Office System: و التي تتعلق بوظائف المعالجة الحاسوبية للكلمات (أتمتت العمل الاداري ) و نظام الناشر المكتبي ، ومعالجة البيانات ، و تصوير الوثائق التي تعتمد عليها اجراءات و اعمال المنظمة ، كذلك تامين التقويمات الزمنية المطلوبة.
نظم العمل المعرفي Knowledge work System تتعلق بادارة كل مايتعلق بالمعرفة من الحصول عليها وتنظيمها ومعالجتها, وخزنها, وتوفيرها لمستخدميها .
نظم المعلومات الادارية Management Information Systems تتولى توفير التقارير المعلوماتية لدعم الادارة الوسطى في اتخاذ القرارات الروتينية مثل تحليل المبيعات و التكاليف ، تقارير يومية عن اداء العاملين.
نظم دعم القرار Decision support systems و هي نظم تقدم الدعم للادارة العليا لمساعدتها في اتخاذ القرار و حل المشاكل من خلال توفير مجموعة من البدائل تترك لمتخذ القرار حرية اختيار البديل الافضل من بينها .
نظم دعم التنفيذيين Executive support system تتولى توفير معلومات لدعم عملية اتخاذ القرارات الاستراتيجية مثل تقارير عن التنبؤات باتجاهات المبيعات ، الاوضاع الاقتصادية ، المنافسة ، الاتجاهات المستقبلية للطلب .
ثانيا- نظم الإسناد الإداري : تتميز نظم الإسناد باهتمامها مباشرة بدعم المديرين المهتمين بالقرارات الاسستراتيجية حيث تهتم بتحليل البيانات المتعلقة بالبيئة الداخلية و الخارجية للمنظمة .
لقد صممت نظم دعم القرار (DSS) لمساعدة المدير في اتخاذ القرارات شبه المهيكلة وغير المهيكلة ، كما صممت لدعم القرار الجماعي GDSS)) لتجعل المجموع يعملون كفريق عمل واحد رغم تباعد المسافة بينهم .كما تعمل نظم دعم المدراءESS) ) على تقديم تقارير معلوماتية ملخصة مناسبة للمدراء لمساعدتهم في اتخاذ القرارات الإستراتيجية . و أخيرا ظهرت النظم الخبيرة (ES) المعتمدة على الذكاء الاصطناعي لتحاكي نمط التفكير الإنساني ، و لتخدم احتياجات المدير المختلفة.
-الأنواع المختلفة لنظم الإسناد الإدارية
The Types of Managerial Support Systems
تتمثل نظم الاسناد الإداري بالنظم التي تقدم المعلومات للإدارة العليا لمساعدنها في اتخاذ القرارات الاستراتيجية غير المهيكلة .
نظم دعم القرار Decision Support Systems(DSS)
هي مجموعة متكاملة من البرمجيات ، الحزم الجاهزة ، النماذج ، أدوات المعالجة، تتفاعل مع البيانات و المعلومات لتقديم الحلول المقترحة ، كما يمكنها دمج عدة نماذج لتكوين نموذج متكامل ، و تقديم برامج إدارة و انتاج الحوار فهو يسمح لصانع القرار بالتفاعل مع النظام و التخاطب المباشر معه ، لاسترجاع المعلومات التي تفيد في صنع القرارات المهيكلة و غير المهيكلة . مثل القرارات المتعلقة بالمنتجات الجديدة .
تعمل نظم دعم القرارات على تزويد المستخدم بالمعلومات ، النماذج ، طرق واجهة المستخدم ، و التي تستخدم بالكيفية التي يريدها المستخدم سواء عن طريق تحليل البيانات ، الرسم البياني ، و المحاكاة التي يطلبها الزبون ، أو التركيز على النماذج في حالات أعمال خاصة .
و يمكن توضيح مفهوم نظم دعم القرار من خلال مسمى النظام نفسه حيث نجد :
نظم Systems حيث يبنى نظام دعم القرار بناء على حاجات المستفيدين الفعلية مع ملاحظة التغيرات البيئية التي يتعامل معها .
دعم Support إذ أن نظم دعم القرار تدعم و لا تحل محل المدير في اتخاذ القرار ، بل تهيء للمدير أساليب التحليل المناسبة للظاهرة المدروسة و يترك اتخاذ القرارالنهائي للمدير .
القرار Decisionحيث تركز نظم دعم القرارات على دعم الانتقال باهتمام المديرين من المستويات العملياتية الى الاهتمام بحل المشكلات الإدارية.
- مكونات نظم دعم القرار Decision Support Systems Components
تتكون نظم دعم القرار بشكل رئيس من قاعدة بيانات ، نظام برمجيات يستخدم لتحليل البيانات به العديد من أدوات المعالجة المختلفة ، ثم واجهة المستخدم . و يبين الشكل (17) مكونات نظم دعم القرار .
يلاحظ من الشكل أن نظم دعم القرار تتكون من الآتي :
قاعدة بيانات نظم دعم القرار Database Decision Support Systems
تمثل مجموعة من البيانات الحالية أو التاريخية المتراكمة المستمدة من عدد من التطبيقات أو المجموعات ، و يمكن أن تكون قاعدة بيانات حاسب شخصي ( PCs ) أو مخزون قاعدة بيانات ضخمة ( A massive Database Warehouse) تتجدد باستمرار سواء من نظم معالجة المعاملات ، أو من البيانات الخارجية التي يمكن الحصول عليها .
نظام برمجية نظم دعم القرار Decision Support Systems Software System
هي مجموعة من الحزم البرمجية الجاهزة أو نماذج تحليلية و رياضية تستخدم لتحليل البيانات عن طريق :
مجموعة من نماذج رياضية و تحليلية.
المعالجة التحليلية الفورية(OLAP) ، طريقة تجعل المستخدم قادر على الاتصال مع مستودع البيانات من خلال أي من واجهة المستخدم البيانية أو واجهة الشبكة العنكبوتية ، و هي قادرة على تحليل كمية كبيرة من البيانات من خلال عدة مناظير و انتاج البيانات بأشكال متنوعة و منها البيانية . و قد ساهمت هذه الفكرة في معالجة صعوبات تحليل البيانات في قواعد البيانات التي تتجدد باستمرار بواسطة نظم معالجة الحركات الفورية .
التنقيب عن البيانات (Data mining) هي أدوات تعمل على تحليل كمية مجمعة من البيانات لايجاد علاقات بين بيانات غير معروفة للمستخدم ، و ايجاد نماذج و قواعد تستخدم كدليل لاتخاذ القرار و التنبؤ بالسلوك المستقبلي ، و يمكن استخدامها في ترويج التسويق مثل: إيجاد العلاقة بين المبيعات و الدخل .
تغطي برمجيات نظم دعم القرار الوظائف الإحصائية المختلفة مثل : الوسط ، الوسيط ، الانحراف المعياري ، لوحة الانتشار ، لتعطي لإدارة المشروعات القدرة على التنبؤ في مستقبل المخرجات عن طريق تحليل سلسلة من البيانات ، و كذلك تملك القدرة على إيجاد العلاقات مثل : إيجاد العلاقة بين المبيعات ، العمر ، و الدخل ، كما تُقدم البرمجة الخطية لتحديد نماذج التنبؤ بالمبيعات . و كذلك استخدام نماذج تحليل الحساسية (Sensitivity Analysis) و التي تجيب عادة على تحليل ( ماذا-لو)، لتحديد أثر تغير عامل أو أكثر على المخرجات ، و كذلك تجيب على تحليل السعي نحو الهدف (Goal Seeking Analysis) و التي تحدد المدخلات الضرورية للوصول الى المستوى المطلوب من المخرجات مثل : ما هو حجم المبيعات الذي يحقق أرباحا معينة ؟
واجهة المستخدم User Interface
جزء من نظام المعلومات تمثل اجهزة و مجموعة أوامر على الشاشة تمكن المستخدم من التعامل و التفاعل مع النظام . فهي تعمل كتذكرة مرور للتفاعل بين مستخدمي النظام ، و أدوات برمجيات النظام مثل : الجداول البيانية التي تسهل و تعطي المرونة بين المستخدم و نظم دعم القرارات ، حيث تسهل على المديرين الذين لا يملكون الدراية الكاملة في التعامل مع الأدوات المعقدة في النظام .
نظم دعم القرار الجماعي Group Decision-Support Systems(GDSS)
لقد ظهرت نظم دعم القرار الجماعي في بداية الثمانينات بعد أن تبين أن أكثر القرارات لا يمكن اتخاذها بشكل فردي بل تحتاج الى تشاور مجموعة من متخذي القرارات ، و نتيجة لذلك تطور هذا النوع من النظم لدعم الشكل الجماعي من القرارات و الاستفادة من قوة المجموعة في صنع قرار أفضل يحتاج الى تقويم و موضوعية مستندا الى موثوقية عالية ، حيث أن اشتراك مجموعة في مناقشة قرار ما يشجع على التفكير الإبداعي ، و يعمل على زيادة فاعلية و كفاءة اتخاذ القرار .
إن نظام دعم القرار الجماعي نظام تفاعلي مبني على الحاسب يدعم مجموعة من الناس يتشاركون في مهمة واحدة ، فيعملون مع بعضهم البعض كفريق و يستخدم لحل المشاكل غير المهيكلة .
و من هنا فإن ما يميز نظام دعم القرار الجماعي هو المشاركة في قاعدة بيانات موحدة يمكن الوصول اليها من قبل الفريق الذي يعمل على حل مشكلة أو مشروع معين .
- مكونات نظم دعم القرار الجماعي
Components of Group Decision–Support Systems
تحتوي نظم دعم القرار الجماعي على ثلاث عناصر رئيسية هي : الأجهزة ، البرمجيات ، و الافراد .
و يبين الشكل (18) مكونات نظم دعم القرار الجماعي .
تتمثل مكونات نظم دعم القرار الجماعي في الآتي :
الأجهزة Hardware
تشمل الأجهزة جميع المكونات المادية التي تعمل على تقديم تسهيلات الاجتماع نفسه مثل : قاعة الاجتماع و مستلزماتها و التي تدعم تعاون المختصين ، كما تتضمن ايضا التجهيزات الإلكترونية لكل عضو في الفريق للمشاركة في الإجتماع ، و خشبة المسرح الرئيسية المزودة بأجهزة إلكترونية سمعية و بصرية ، كما تشمل ايضا على حواسيب و تجهيزات الشبكة الإلكترونية .
البرمجيات Software
لقد زودت البرمجيات في نظم دعم القرارات ببرامج و تطبيقات متخصصة لتقابل احتياج المجتمعين في قاعة واحدة ، كما يمكن استخدامها في الاجتماعات عبر الشبكة الإلكترونية حيث يكون المجتمعون في أماكن متباعدة .
و من أدوات برمجيات نظم دعم القرار الجماعي الاستبانة الإلكترونية ، و أدوات صياغة السياسات .
الأفراد People
يتكون الأفراد عادة من المشاركين في الإجتماع و المناقشة ، إضافة الى منسق الاجتماع الرئيسي و الذي يعمل حلقة وصل إلكترونية بين المجتمعين .
- أشكال نظم دعم القرار الجماعي Group Decision – Support Systems Forms
تقدم نظم دعم القرار الجماعي أشكالا مختلفة من التسهيلات تعتمد على حجم المجموعة و مدى تباعد الأفراد المشاركين . و يبين الشكل (19) تلك الأشكال و تتمثل في :
حجرة القرار Decision Room
هي حجرة مجهزة بالتسهيلات الفنية و الحاسوبية يجتمع فيها مجموعة صغيرة من المشاركين معا في قاعة واحدة وجها لوجه ، و في مركز القاعة يكون مسهل الاجتماع (Facilitator) و هو الذي ينظم الاجتماع ، و يكون لكل مشترك جهاز خاص لعرض الأفكار ، و تلخيص نتائج البيانات و عرضها على المشاركين .
شبكة قرار المناطق المحلية Local Area Decision Network
عندما يكون من الصعوبة على المشاركين الاجتماع و جها لوجه ، إذ يكون المشاركون موزعين في أماكن مختلفة فيمكن لهم عندئذ أن يجتمعوا باستخدام شبكة المناطق المحلية (LAN) إذ يبقى الأفراد المشتركون في هذه الحالة كلﹸﹸ في مكانه ، و يتفاعل مع بقية المشتركين من خلال محطة عمل (Workstation) مع وجود حاسب مركزي تتوافر به قواعد البيانات ، و النماذج ، و البرمجيات ، بحيث يمكن لأي مشترك أن يرى بقية الأعضاء عن طريق الشاشة ، و يوفر هذا النظام ميزة امكانية عقد الاجتماعات مع بقاء كل مشترك في موقعه .
الاجتماع المشترك Legislative Session
عندما يكون المجتمعون بأعداد كبيرة و لا يستطيعون استخدام حجرة القرار ، فيكون عندها الاجتماع المشترك هو الذي يحقق الغرض ، إذ تستفيد المجموعات الكبيرة من تقنيات الاتصالات و الفيديو في تنفيذ الاجتماع . و يمكن استخدام شبكة المناطق المحلية أو شبكة المناطق الواسعة للتنفيذ و يعتمد ذلك على مدى تباعد المسافات ، و مدى تباعد المجموعة عن بعضها البعض . و من الملاحظ أن مسهل الاجتماع إما أن يعطي فرص متساوية للمشاركين ، أو يعطي قرار في تحديد المادة التي توزع على الشاشة للمجموعة لرؤيتها بأن يقسم الوقت المتاح بين الأعضاء حسب أهمية المشاركة و ظروف الاجتماع .
المؤتمرات بواسطة الحاسب Computer-Mediated Conference
عندما تكون المجموعات كبيرة و موزعة على مناطق جغرافية متباعدة ، فإن المكتب الإفتراضي يعطي رخصة مرور اتصالات بين تلك المجموعات ، و تعرف هذه التطبيقات الجماعية باسم تطبيقات المؤتمرات الحاسوبية ( Computer Conferencing ) و تتضمن المؤتمرات الصوتية (Audio Conferencing ) ، و المؤتمرات المرئية ( Video Conferencing ) .
المؤتمرات السمعية Teleconferencing
القدرة على المحادثة و التشاور بين مجموعة من الأفراد بالتزامن رغم تواجدهم في أماكن متباعدة باستخدام الهاتف أو برمجيات البريد الإلكتروني الجماعي ، و لكن مع عدم إمكانية رؤية المشاركين لبعضهم البعض .
المؤتمرات الصوتية Audio Conferencing
مؤتمرات تعتمد على التجهيز التلفزيوني خاص بالصوت ، إذ تتيح للمشاركين إرسال الصوت و استقباله ، و يمكن أن يتيح ذلك اجتماعات غير مهيكلة بين أعضاء متواجدين في أماكن متباعدة ، مع ملاحظة عدم امكانية رؤية المشاركين لبعضهم البعض .
المؤتمرات المرئية Video Conferencing
تتشابه المؤتمرات البعدية المرئية مع الاجتماعات عن بعد من حيث الشروط و إمكانية التلاقي و عقد المؤتمرات و كل شخص في مكانه ، و لكن تمتاز عنها بإمكانية رؤية المشتركين لبعضهم البعض على الشاشات المتلفزة . و ذلك باستخدام شبكة المناطق الواسعة (WAN) و يمكن استخدام هذا النوع من الاتصالات في مناقشة الرسائل الجامعية ، كما يمكن استخدامها في عقد المؤتمرات عموما و مجالس الإدارات المنتشرة الفروع ، بحيث يتمكن كل مشترك من المشاركة دون تكلف عناء الحضور .
نظم دعم المديرين التنفيذيين Executive Support Systems(ESS)
يهدف هذا النظام عموما الى تعزيز قدرة المعلومات للمساعدة في اتخاذ القرارات الاستراتيجية ، حيث تقع مسؤولية التخطيط الاستراتيجي و القيادة و الرقابة و ادارة شؤون المنشأة .
و يبين الشكل (20) نموذج نظم دعم المديرين التنفيذيين .
يسمح هذا النظام بتقديم سريع للمعلومات بطريقة صحيحة و تامة و بدقة و زمن صحيح ، مما يسمح للإدارة العليا بمراقبة الأنشطة المختلفة ، و العمل على اتمام الأهداف الاستراتيجية ، و تحسين الجودة و الخدمة ، كما يعمل على تسهيل إعادة هيكلة المنظمة و يؤدي الى التفكير الواضح في الأعمال مما يعمل على تحسين الأداء في المنظمة .
انه نظام يزود المعلومات للمديرين في الإدارة العليا ، و يساعد في مراقبة أداء المنظمة ، تعقب نشاطات المنافسين ، تحديد مواقع المشاكل ، تحديد الفرص ، و التنبؤ بالاتجاهات .و دعم حل المشاكل غير المهيكلة و التي يمكن أن تحدث في المستوى الاستراتيجي للمنظمة بتزويدها بالمعلومات سواء من المصادر الخارجية أو الداخلية .
خصائص نظم دعم المديرين التنفيذيين
Characteristic of Executive Support Systems
تعمل نظم دعم المديرين التنفيذيين على توفير البيانات و المعلومات التي تحتاجها الإدارة العليا و التي تتميز بالخصائص التالية :
غير مهيكلة Unstructured
تختص الإدارة العليا بالقرارات غير المهيكلة مثل : نوعية الحملات الإعلانية ، خط انتاجي جديد ، و هذا ما يوفره نظام دعم المديرين التنفيذيين .
التوجه المستقبلي Future Oriented
تتركز انشطة الإدارة العليا في الغالب على التخطيط الاستراتيجي ، و الذي يأخذ في الاعتبار التغيير في البيئة الخارجية ، و هذا يتطلب معلومات عن اتجاهات التطور التكنولوجي و اتجاهات تطور أذواق المستهلكين ، و اتجاهات تطور أسواق العمل .
عدم التأكد Uncertainty
ان معظم البيانات و المعلومات التي تحصل عليها الإدارة هي بيانات و معلومات غير نمطية تشير الى اتجاهات يمكن أن تحدث او لا تحدث في المستقبل ، و هي بذلك تقع تحت احتمالية عدم التأكد .
مستوى منخفض من التفاصيل Low Level of Details
تقدم نظم دعم المديرين التنفيذيين مستوى منخفض من التفاصيل إذ لا بد أن تملك الإدارة العليا نظرة شمولية عامة عن الأمور لذلك تؤمن لها المعلومات بشكل مختصر و مفيد حتى لا تقع في بحر المعلومات.
موارد غير رسمية Informal Resources
تعتمد نظم دعم المديرين التنفيذيين على خلاف الأنظمة الأخرى بشكل أكبر على المصادر غير الرسمية ، و هذه المعلومات ذات أهمية كبيرة و تؤثر على مستقبل الشركة لذلك فإن هذا النظام يمكن له أن يحصل على المعلومات اللازمة سواء من الداخل أو من الخارج عن طريق المعلومات الاستخبارية.
- فوائدنظم دعم المديرين التنفيذيين Benefits of Executive Support Systems
توفر نظم دعم المديرين التنفيذيين المعلومات لمساعدة الإدارة العليا في اتخاذ القرارات المختلفة و تتمثل الفوائد المختلفة التي تقدمها نظم دعم المديرين التنفيذيين للإدارة العليا في الآتي :
مساعدة المديرين التنفيذيين في الإدارة العليا على مواجهة المشاكل غير المهيكلة عند حدوثها في المستوى الاستراتيجي للمنظمة .
المساعدة في تزويد البيانات من المصادر الداخلية لتحديد نقاط القوة و الضعف ، حيث يمكنها تقديم الجداول و الرسومات المختلفة ، مما يساعد الإدارة في مراقبة عوامل النجاح المعيارية مثل : تحديد الربحية ، النسب المالية ، الحصة السوقية ، و مقارنتها بالمعايير الأساسية للمنشأة .
المساعدة في تزويد البيانات الخارجية عن طريق المسح البيئي بواسطة استخبارات الأعمال عن طريق شبكة الانترنت ،للتعرف على التغيرات البيئية و تحديد الفرص و التهديدات البيئية التي يمكن أن تواجه المنظمة .
القدرة على التحرك من بيانات ملخصة الى بيانات ملخصة أقل فأقل ، للوصول الى حد أدنى من التفاصيل (Drill Down) حيث المعلومات المختصرة التي يجب أن تقدم للإدارة العليا .
مساعدة المديرين التنفيذيين في الإدارة العليا على تحليل ، مقارنة ، تحديد الاتجاهات و التنبؤ بها مثل : التغير في اتجاهات السوق و التي تسهل مراقبة الأداء و تحديد الفرص و التهديدات التي تواجه الإدارة الاستراتيجية .
مساعدة المديرين التنفيذيين في الإدارة العليا على زيادة مساحة المراقبة و السيطرة ، لتسمح لهم برؤية عدد أكبر من مصادر أقل ، و اتخاذ القرار المناسب عند تغيير الظروف.
الذكاء الإصطناعي و النظم الخبيرة Artificial Intelligence and Expert Systems
- مفهوم الذكاء الإصطناعي Concept of Artificial Intelligence
جهود لتطوير النظم المبنية على الحاسب لإعطائه القدرة على القيام بوظائف تحاكي ما يقوم به العقل الإنساني من حيث تعلم اللغات ، اتمام المهام الإدارية ، القدرة على التفكير ، التعلم ، الفهم ، و تطبيق المعنى .
و يرتبط مفهوم الذكاء الإصطناعي بحقول متعددة مثل : علم الحاسب ، علم النفس ، الرياضيات ، اللسانيات ، و هندسة المعرفة .
ان المنهج الرئيس للذكاء الإصطناعي هو تطوير الحاسب بطريقة موازية للذكاء الانساني ، و منح الحاسب قدرات الإدراك ، التعلم ، حل المشكلات ، انه ثمرة تلاقي العلوم الحديثة مع التكنولوجيا .
- المجالات الرئيسية للذكاء الإصطناعي .
هي مجموعة التطبيقات الحالية و الجديدة في الحقول العلمية و النظرية المختلفة ، علما أن التطبيقات في مجال الذكاء الإصطناعي متجددة و مفتوحة على التطوير و الإبداع .
- خصائص الذكاء الإصطناعي Characteristics of Artificial Intelligence .
يتمتع الذكاء الإصطناعي بالعديد من الخصائص منها :
استخدام الذكاء في حل المشاكل المعروضة مع غياب المعلومة الكاملة .
القدرة على التفكير و الإدراك .
القدرة على اكتساب المعرفة و تطبيقها .
القدرة على التعلم و الفهم من التجارب و الخبرات السابقة .
القدرة على استخدام الخبرات القديمة و توظيفها في مواقف جديدة .
القدرة على استخدام التجربة و الخطأ لإستكشاف الأمور المختلفة .
القدرة على الاستجابة السريعة للمواقف و الظروف الجديدة .
القدرة على على التعامل مع الحالات الصعبة و المعقدة .
القدرة على التعامل مع المواقف الغامضة مع غياب المعلومة.
القدرة على تمييز الأهمية النسبية لعناصر الحالات المعروضة .
القدرة على التصور و الابداع و فهم الأمور المرئية و إدراكها .
القدرة على تقديم المعلومة لإسناد القرارات الإدارية .
- النظم الخبيرة Expert Systems .
تعتبر النظم الخبيرة نوعا من أنواع النظم المبنية على المعرفة (Knowledge –Based Systems) و شكلا متطورا من أشكال الذكاء الإصطناعي (Artificial Intelligence) ، و التي استندت في بناء النظم على مبدأ شبيه بمنطق التفكير الإنساني ، حيث يعتمد النظام الخبير على اجابات الأسئلة ، ليصل الى تقديم النصيحة المطلوبة ، و تعتبر من أهم تطبيقات الذكاء الإصطناعي و أكثرها انتشارا و من هنا فإن النظام الخبير يصل الى النصيحة المناسبة لتقديمها للمدير بعد استعراض قاعدة المعرفة المخزنة لديه ، و الاجابات المختلفة على الأسئلة الموجهة للمدير حول موضوع ما .
لذا يعتبر النظام الخبير نظام مبني على المعرفة مصمم لنمذجة قدرة الخبير الإنساني على حل المشكلات ، و شكلا متطورا من أشكال الذكاء الإصطناعي و التي استندت في بناء النظم على مبدأ شبيه بمنطق التفكير الإنساني . و حتى يقوم النظام الخبير بهذه المعرفة لا بد أن يمتلك مكونات جوهرية مثل : قاعدة المعرفة ، محرك الاستدلال ، ذاكرة عاملة ، تفسير الاستدلال ، و الواجهة البينية .
لقد انتشر استخدام النظام الخبيرفي العديد من التطبيقات ، حيث يستخدم لتحسين أداء كل مرحلة من دورة حياة الأعمال ، بدءا من ايجاد المستهلكين ، و انتهاء بتوريد المنتج ، و خدمات ما بعد البيع ، كما شاع استخدامه ايضا في المجالات الطبية و الهندسية .
و يعتمد النظام الخبير على مبدأ المعرفة المتخصصة المتراكمة التي يقوم بتجهيزها الخبير أو مجموعة من الخبراء مشتملة على القواعد (Rules) ، المفاهيم (concept) ،الحقائق (Facts) ، العلاقات (Relation) ، و المعارف المستقاه من الخبراء ، و يخزن ذلك في النظام الخبير ليتمكن المدير من الرجوع اليه عند الحاجة .
- مكونات النظام الخبير Components of Expert Systems
يتكون النظام الخبير منه قاعدة المعرفة ، موارد البرمجيات ، و واجهة المستخدم . و يبين الشكل (21) مكونات النظام الخبير و تطويره .
يتكون النظام الخبير من المكونات التالية :
قاعدة المعرفة Knowledge Base
نموذج معرفة انسانية و جزء من النظام الخبير يعتمد على الحقائق متمثلة بمجموعة تعريفات ، فرضيات ، معايير ، و احتمالات تصف منطقة المشكلة ، و على اسلوب تمثيل المعرفة ممثلا بمجموعة من القواعد و الافتراضات المنطقية و الرياضية و التي تصف كيف أن الحقائق مناسبة معا و في حالة منطقية . و يتم جمع و اشتقاق هذه المعرفة من الخبير من خلال التقنيات التي يستخدمها مهندس المعرفة .
و هناك العديد من طرق تمثيل المعرفة في النظام الخبير مثل : نظم المعرفة المبنية على القواعد (Rule- Based) ، نظم المعرفة المبنية على الإطار /البعد (Frame-Based) ، نظم المعرفة المبنية على الموضوع (Object-Based) ،و نظم المعرفة المبنية على الحالة (Case-Based) . كما تعتمد النظم الخبيرة على قواعد معرفة متعددة المجالات من أجل تغطية خبرات متشابكة تمد المستخدم بالإجابة على التساؤلات المختلفة .
موارد البرمجيات Software Recourses
تحوي موارد البرمجيات على مجموعة برمجيات النظام الخبير و هي :
محرك الاستدلال Interface Engine
برمجية للبحث في محتويات قاعدة المعرفة في سياق و تسلسل دقيق ، تقوم بمزج و مقاربة الحقائق التي توجد في الذاكرة عند الاستشارة في مسألة ما ، و مقارنة المسألة المعروضة و نقلها من خلال وحدة الحوار ، و ربطها مع قواعد المعرفة المخزنة لديه لتوليد حل للمشكلة و اختيار النصيحة المناسبة .
برامج واجهة المستخدم Programs User Interface
هي البرمجيات التي تسهل للمستخدم التفاعل مع النظام الخبير ، و التخاطب معه ، إذ يستطيع المستخدم من خلالها إدخال المعلومات و التعليمات الى النظام و توجيه الأسئلة و تلقي الإجابات ، و غالبا ما تهدف تكنولوجيا الذكاء الإصطناعي الى تزويد واجهة المستخدم باللغات التي تمكن المستخدم من التفاعل بسهولة مع النظام .
واجهة المستخدم User Interface
يتلقى المستخدمون نصائح الخبرة من النظام الخبير من محطات العمل المختلفة ، و يملك النظام الخبير البرمجيات التي تخاطب المستفيد بلغته الخاصة ، كما زودت البرمجيات في النظام الخبير بخدمة تفسير الاستدلال (Explanation Module) ، و هي برمجية تعمل من خلال عرض حقائق و قواعد المعرفةالتي استخدمها النظام الخبير للتوصل الى النصيحة المقدمة ، و هذا يؤدي الى زيادة ثقة المستخدم في النظام الخبير .
- مكونات تطوير النظام الخبير Expert System Development
يرتبط تطوير النظام الخبيربالمكونات التالية :
الخبير و/أو مهندس المعرفة Expert and/or Knowledge Engineer
يقوم مهندس المعرفة بتطوير البرامج المختلفة التي تمثل أحد مكونات النظام الخبير ، حيث يقوم بإدخال الحقائق و القواعد المختلفة الى برامج النظام الخبير ، و تتجمع تلك الحقائق و القواعد من مهندسي المعرفة في محطات العمل .
برنامج الوصول للمعرفة Knowledge Accession Program
ان برامج الوصول للمعرفة ليست جزءا من النظام الخبير ، بل هي أدوات برمجيات لتطوير قاعدة المعرفة ، و التي تستخدم لتطوير النظام الخبير، حيث ان الغرض منه استمرار تحديث قاعدة المعرفة .
- الأشكال المختلفة للنظم الخبيرة Different Forms of Expert Systems
النظم التي تعمل كمساعد : حيث يقوم النظام بمساعدة المستخدم في تحليل بعض الأعمال ، و من أمثلتها : النظم التي تقوم بقراءة الخرائط و الرسومات البيانية المختلفة .
النظم التي تعمل كزميل : إذ يسمح هذا النظام للمستخدم أن يناقش المشكلة مع النظام و يتلقى الإجابات فتكون النتيجة محصلة جهد مشترك للمستخدم و النظام معا .
النظم التي تعمل كخبير: يقدم النظام في هذه الحالة نصيحة جاهزة للمستخدم في الحالة التي تعرض عليه .
- خصائص النظم الخبيرة Characteristics of Expert Systems
فصل المعرفة عن السيطرة Separate Knowledge From Control
بما أن كل من المعرفة المخزنة في النظام الخبيرو برنامج السيطرة مستقلان عن بعضهما البعض ، لذلك فإن تعديل و إدامة النظام الخبير تكون أكثر سهولة و أقل تعقيد .
حيازة معرفة الخبير Posses Expert Knowledge
يستوعب النظام الخبير و يخزن الخبرة و المعرفة المتراكمة للخبير الإنساني ، كما يعمل على نقل المهارات الأساسية ذات العلاقة بالمعرفة و استخداماتها العملية الى النظام الخبير ، كي يستطيع أن يعمل بكفاءة في حقل الإختصاص الذي يعمل به الخبير .
التركيز على الخبرة Focuses Expertise
يمتلك النظام الخبير المهارات الكافية لحل المشكلات في مجال معين من المعرفة ، لكنه يمتلك قدرات محدودة خارج اطار المجال التخصصي كمعظم الخبراء .
التبريرات مع الرموز Reasons with Symbols
تعرض النظم الخبيرة المعرفة المخزنة بشكل رمزي علما أنه يمكن أن تستخدم تلك الرموز للتعبير عن أنماط متنوعة من المعرفة مثل : الحقائق ، المفاهيم و القواعد .
الإدراك الإستكشافي Reasons Heuristically
يقوم النظام الخبير باشتقاق القواعد انطلاقا من الخبرات و التجارب لديه و بناء على شكل من الفهم العملي للمشكلات المعروضة ، و من خلال الاستعانة بقواعد استكشافية أو ما يعرف بالمنهج البحثي الاستكشافي ، حيث تعمل المعالجة الاستكشافية مع المعلومات المتاحة لاستخلاص النتائج لحل المشكلة دون اتباع خطوات متتالية محددة سلفا .
البرمجة مقابل هندسة المعرفة Programming Versus Knowledge Engineering
تتضمن هندسة المعرفة بناء النظم الخبيرة ، حيث يقوم محللو و مصممو النظام الخبير بتعريف المشكلة و دراستها و تنظيمها ، للوصول الى فهم عميق للمشكلة موضع البحث .
تطبيقات النظم الخبيرة Expert Systems Applications
يتضمن استخدام النظم الخبيرة ايجاد الحلول ، حيث يعمل النظام الخبير على تقديم النصيحة المناسبة للمستخدم بعد أن يوجه عدة أسئلة و يتلقى عدة اجابات ، ثم العودة الى قاعدة المعرفة المخزنة لديه بما تملك من حقائق و قواعد متعلقة بالنصيحة .
كما تملك النظم الخبيرة عدة تطبيقات حالية في مجالات شتى ، و من المتوقع اكتشاف المزيد من التطبيقات لحقول جديدة .
بقلم محمد الكويفي
اعلامي ومدون من غزة -فلسطين- ماجستير ادارة إعلام، بكالوريوس صحافة واعلام، دبلوم تكنلوجيا معلومات، دبلوم لغة انجليزية في الصحافة والسياسة، مدرب اعلام وانتاج ....
0 التعليقات
