التنظيم الإداري والهيكلية Organizing

التنظيم Organizing


التنظيم هو الوظيفة الإدارية الثانية التي تلي التخطيط و لا تقل عنها أهمية .


و ترمز كلمة " تنظيم " إلى العديد من المعاني أهمها: ترتيب الأوضاع و تحديد العلاقات و السلطات و توزيع المسئوليات ووضع الهياكل التنظيمية و تفويض السلطة.


و التنظيم كوظيفة إدارية يمثل " الدينامو " والمحرك للمؤسسة الصحفية وغير الصحفية حيث يعمل على رسم الأدوار وتحديد العلاقات داخل تنظيم المؤسسة وخارجها، وتحديد السلطات والمسئوليات من أجل ترجمة أهداف المؤسسة على أرض الواقع وتحقيقها .

اشتراك في قناة اليوتيوب ليصلك كل جديد https://goo.gl/nzhjsD تابعني على: Facebook https://goo.gl/yKcrpC Twitter https://goo.gl/RuFMmM My Blogger

shorturl.at/MPUX8

https://goo.gl/79q7Rt

ويعمل التنظيم الفاعل على تحويل المؤسسـة إلى ما يشبه الخلايا التنظيمية المترابطة التي تعمل جنباً إلى جنب من أجل تحقيــــق الأهداف المرسومة.


ويعرف العالم جورج تيري التنظيم بأنه: " إقامة علاقات فعالة للسلطة بين العلم والأشخاص وأماكن العمل بغرض تمكن الجماعـة من العمل مــع بعضهـا بكفاءة ".






أما لويس آلن فيعرفه بأنه : " عملية تحديـــد وتجميع العمل الذي ينبغي أداؤه ، مع تحديد وتفويــض المسئولية والسلطة ، وإقامة العلاقــات لغرض تمكين الأشخاص من العمل بأكبر فاعلية لتحقيق الأهـــداف ".


ويمكن التعبير بشكل مبسط عن التنظيم من خلال القاعدة التنظيمية المشهورة: " وضع الرجل المناسب في المكان المناسب " كأساس لإنجاح العمل و ترتيب أوضاع المؤسسة الداخلية.






مبــادئ التنظيــم :


اتفق علماء الإدارة على وجود عدة مبادئ للتنظيم للاستدلال بها عن مقومات التنظيم الجيد والفاعل، وهذه المبادئ هي:


1- الهــدف : وتختلف أهداف المؤسسة باختلاف نشاطها وطبيعتها والظروف المحيطة بها.


2- التخصيص وتقسيم العمـل : يقوم هذا المبدأ على المزايـــا التي يوفرها التخصص من زيادة فـــي الإنتاجية ومن خفــض للتكاليـــف ، كما يسهم تقسيم العمل في أداء العمــــل بكفـــاءة واقتـــدار .


3- وحدة القيادة: أما هذا المبدأ فيقوم على فرضية مؤداها أنه يجب أن يكون للمرؤوس رئيس واحد يتلقى فيه التوجيهات والتعليمات، لأن تعدد مصادرها يؤدي إلى ارتباك المرؤوس وانعدام قدرته على أداء العمل بكفاءة.


4- السلطة والمسؤولية: يتوقف نجاح التنظيم على مقدار السلطة الممنوحة للرؤوساء ودقة تنفيذ المرؤوسين للعمل ، ولهذا تشكل السلطة والمسئولية النسيج الذي يجعل التنظيم مترابطاً منصهراً في بوتقة واحدة متناسقة.


ويشمل هذا المبدأ عدداً من المبادئ الفرعية التي تكمله وتبين أهميته إذ يحكم مبدأ السلطة والمسئولية عدة متغيرات تؤثر في العملية التنظيمية وهي : " تسامي السلطة والمسئولية ، تدرج السلطة ، قصر خط السلطة ، تفويض السلطة ، المركزية واللامركزية ونطاق الإشراف " .


5- التــوازن: ويعتمد على أســـاس التوازن في توزيــع عبء العمل على الأقسام التي تقوم بأجزاء العمل المختلفة انطلاقــاً من فرضية التســـاوي في الأعباء بين الأقسام المختلفة.


6- المرونة: وتعني أن يكون التنظيم مرناً غير جامد وقابلاً للتكيف بما يمكنه من مواجهة المتغيرات الداخلية والخارجية المتلاحقة التي تتعامل معها المنظمات دون إحداث تعديلات جذرية تتطلب إعادة التنظيم.






أنماط التنظيم :


تشير الدراسات التنظيمية إلى أن هناك ثلاثة أنماط من التنظيم هي :


1- النمط الرأسي (الهرمي) :


ويطلق عليه بعض خبراء الإدارة (النمط العسكري) إذ يقوم على أساس تركز السلطة (المركزية) في يد المسئول ، وتتحدد السلطة على أساس الرتبة والمسمى وكذلك يتجاهل هذا النمط التخصص وتقسيم العمل ولا يهتم بالمستشارين.


2-النمط الوظيفي :


وبرز هذا النمـط نتيجة للمشاكــــل التي واجهت النمط الرأسي ، وبالرغــم من اعتماده على مبدأ التخصص في العمل ، لا أن السلطة تتحدد على أســـاس مستويات العمل بحيث يكون لكل سلطة وظيفتهـــــا النهائية وهو ما يعني عملياً تركيز السلطة في يد عدد من المديرين " تقويض السلطـة ".


3- النمط المشترك (الهرمي الوظيفي) :


وهو يجمع النمطين السابقين ويعد أفضل الأنماط لمنشآت الأعمال وعلى الأخص في المؤسسات الصحفية لما يوفره من فرصة الضبط والسيطرة على مختلف أقسام المؤسسة الصحفية في الوقت الذي يسمح فيه بحرية التشغيل والعمل داخل كل قسم.






مكونات التنظيم


يرى بعض المختصين في علم الإدارة أن هناك مرحلتين للتنظيم هما : المرحلة الميكانيكية ويطلق عليها " تصميم الهيكل التنظيمـي " ، والمرحلة الديناميكية ويتم فهيا الجمع بين المناصب الإدارية التي تكونت أولاً في التصميــم وبين من يلائمها من الأشخاص وتعرف هذه المرحلة " بتنمية الهيئة الإداريــة " .






وتتمثل مكونات التنظيم في ثلاثة أمور أساسية هي : الهيكل التنظيمي ، توصيف الوظائف وأنماط القيادة ، ونستعرضها فيما يلي:









أولاً : الهيكل التنظيمي :


يترجم الهيكل التنظيمي الفعلي أو المستقبلي للمنظمة، فهو الإطار الذي يبين المكونات والحدود الرسمية للمنظمة، ويبرز في شكل خريطة تنظيمية تتكون من مجموعة من الخطوط التي تبين أهم مكونات التنظيم مثل : الوظائف الرئيسية والعلاقات بينها ، ونطاق الإشراف ، والسلطة والمسئولية بما يساعد على إيجاد تصور شامل لمختلف جوانب التنظيم في المؤسسة ، وبهذا يتضح أن الهيكل التنظيمي ليس الهدف النهائي لأي تنظيم :


ويمكن حصر العوامل المحددة للهيكل التنظيمي لأي مؤسسة في : الحجم ، التقنية المستخدمة ، والأهداف التي تسعى إلى تحقيقها.


تعريف و تحليل الهيكل التنظيمي:


هو عبارة عن رسم توضيحي يرمز إلى شبكة تمثل مواقع المسئولية المختلفة، و طرق تدفق المعلومات الرسمية، و مستويات اتخاذ القرار، و عمليات الاتصال داخل المؤسسة الواحدة.


و من خلال تحليل الهيكل التنظيمي لأي مؤسسة يمكننا التوصل إلى العديد من النقاط و المؤشرات و المحاور الخاصة بالعملية الإدارية و التنظيمية فيها و من هذه المحاور:


حجم المؤسسة و طبيعة أهدافها أنواع الوظائف المتوفرة فيها


مبدأ التخصص و تقسيم العمل الإدارات الرئيسة في المؤسسة


طرق تدفق المعلومات بين هذه الإدارات نطاق الإشراف


التسلسل الإداري الخاص بعمليات اتخاذ القرار مبدأ التخصص و تقسيم العمل






درجة المركزية و اللامركزية السائدة أنواع الوظائف المتوفرة فيها






مراحل إعداد الهيكل التنظيمي :


تمر عملية تصميم وإعداد الهيكل التنظيمي الرسمي بالخطوات التالية:


1- التعرف على أهداف المؤسسة التي سبــق تحديدها .


2- تحديد أوجه النشاط اللازمة لتحقيق هذه الأهــداف ( إعلامي – إعلاني – اقتصادي ).


3- تحديد الأعمال التي تتضمنها أوجه النشـاط المختلفة .


4- إلحاق الأعمال بالوظائف وتحديد المراكز المختلفة للعمل من أقسام وإدارات ووحدات .


5- تجميع الوظائف في مجموعات على رأس كل منها وظيفة إشرافية .


6- تحديد السلطات والمسئوليات الخاصة بكل وظيفة وتحديد علاقات السلطة التي تربط بين مختلف الوظائف .






الخريطة التنظيمية :


تعتبر الخريطة التنظيمية بمثابة وسيلة إيضاحية بيانية تصور الشكل التنظيمي للمنشأة ، وتبرز نشاطاتها الرئيسية ، وتبين خطوط السلطة والاتصال والمستويات التنظيمية ونطاق الإشراف وطرق تقسيم العمل.






وتنقسم الخرائط التنظيمية إلى نوعين هما :


1- الخريطة الرئيسة: وهي تصور الشكل التنظيمي العام والشامل للمنظمة بما فيه الوحدات والمستويات الإدارية المختلفة.


2- الخريطة المساعدة أو التكميلية: وهي تصور الشكل التنظيمي الخاص بإحدى الوحدات أو الأقسام التنظيمية التي تتضمنها الخريطة الرئيسة.


مثال: الخريطة التنظيمية الخاصة بإدارة التحرير و ما يتبع لها من أقسام ووحدات مختلفة.






الدليل التنظيمي :


يعتبر الدليل التنظيمي مكملاً للخرائط التنظيمية حيث يوفر معلومات تفصيلية ومكملة لما تورده الخريطة ، وقد يحتوي على الخريطتين الأساسية والمساعدة ويتم مراجعته عادة بصورة دورية من أجل تقويمه تبعاً للتغيرات التي تواجه المؤسسة ، وأهم محتوياته هي :


1- الأهداف العامة للمنظمة . 2- سياســات المنظمـة .


3- التقسيمات التنظيمية الرئيسة والفرعية وأهداف الوحدات .


4- السلطات والمسئوليات . 5- الوصف الوظيفي وشروط شغر الوظائف .


6- العلاقات الإدارية فــــي المنظمــة . 7- حجم القوى العاملة بكل وحدة تنظيميــة .


8- أساليب العمل وإجراءاته في الوحدات التنظيمية المختلفة .










التنظيم في الأنشطة الإعلامية






التنظيم في الأنشطة الإعلامية يعني تحديد العلاقات والمسئوليات، والواجبات المطلوبة من كوادرها.. والمؤسسات الإعلامية تفصل في إدارتها بين جانبين هامين : جانب يتعلق بإدارة تهتم بشئون الرسالة الإعلامية وتسمى في المؤسسات الصحفية ووكالات الأنباء ، " بإدارة التحرير " وفي الإذاعة والتليفزيون " بإدارة البرامج " ، والجانب الثاني من إدارة المؤسسات الإعلامية ، هو ما نسميه بإدارة الأعمال وتشتمل على إدارة شئون الأفراد ، والإدارة المالية والخدمات الأخرى التي تخدم وتسهل عمل إدارة التحرير .


الإدارات الرئيسة في المؤسسات الصحفية :


و رغم اختلاف المسميات لهذه الإدارات في الصحف إلا أن معظمها يدور حول الإدارات التالية:


1- الإدارة العليا: وتضم مجلس الإدارة أو الناشر ومهمتها وضع سياسة الصحيفة وتحديد الأهداف المحتملة والمتنامية والحفاظ على مستوى الصحيفة .


2- إدارة التحرير : ومهمتها التخطيط والإعداد لإصدار الصحيفة بشكل دوري ، وتتكون من عدة أقسام هي" قسم تحرير الأخبار - غرفة الأخبار - ديسك التحرير - قسم التصوير - المكتبة والأرشيف "


و تعرف بهيئة التحرير و تقابلها في الإذاعة و التليفزيون إدارة البرامج.


3- إدارة الشئون المالية و الإدارية: وهي مسئولة عن التشغيل الكفء للأنشطة الخاصة بإنتاج وعائد الصحيفة وتضم الوحدات التالية مثل : قسم الإعلانات - قسم التوزيع - قسم الطباعة إضافة إلى ما يختص بشئون الموظفين و تعرف بالجهاز الإداري للمؤسسة.


4- إدارة التخطيط و البحوث ( قسم الترويج ) و هي تقوم بأعمال العلاقات العامة و تختص بأعمال التخطيط و البحوث و الترجمة و الاتصالات الخارجية.


5 – إدارة الشئون الفنية: و تتولى المسئولية عن كافة الأجهزة الفنية و التقنية و المتابعة الفنية من عمليات الطباعة و التوزيع و تحديث برامج الكمبيوتر و الإشراف على الورش الفنية و أعمال الصيانة و أجهزة الإرسال و الاتصال و غير ذلك و تعرف هذه الإدارة أحيانا بالجهاز الفني.

























الإدارة العليا
التحريــــــر


الجهــــاز الإداري


قســـم الترويــــــج


إدارة الشئون الفنية




















الهيكل التنظيمي للمؤسسة الصحفية






يعرف الأستاذ محمد سيد محمد في كتابه " اقتصاديات الإعلام - المؤسسة الصحفية " الهيكل التنظيمي للمؤسسة الصحفية بأنه : " الكيان المتكامل الذي يتكون من أجزاء وعناصر متداخلة، تقوم بينها علاقات تبادلية بُغية إنجاز النشاط وتأدية الوظائف التي تحقق في النهاية إنتاج المؤسسة وعملها وهدفها " .






ولا يوجد نماذج وقوالب جاهزة لاختيار الهيكل التنظيمي للمؤسسات الصحفية ، إذ يختلف هذا الهيكل من مؤسسة إلى أخرى تبعاً لطبيعة المؤسسة وحجمها وظروفها فليس شرطاً أن يتطابق الهيكل التنظيمي لصحيفة مع الهيكل لمجلة أو لصحيفة أخرى أو بين الصحف اليومية أو الأسبوعية وبين الصحف الرسمية والصحف الحزبية أو المستقلة .






ومن المعروف أن أي صحيفة تتكون من قطاعين رئيسيين هما قطاع الإدارة وقطاع التحرير يندرج تحتهما إدارات عدة تختلف من صحيفة لأخرى حسب الطبيعة والحاجة .














نموذج لهيكل تنظيمي لمؤسسة


إعلامية






** الهيكل التنظيمي لمؤسسة " الأهرام " المصرية :


نظراً للمطبوعات المتعددة التي تصدرها مؤسسة " الأهرام " المصرية وأهمها : الأهرام المسائي ، الأهرام ويكلي الإنجليزية ، الأهرام الاقتصادي والسياسة الدولية سنحاول تطبيق الهيكل التنظيمي للمؤسسات الصحفية عليها.






وتضم الخريطة التنظيمية لها أقساماً فنية وأخرى إدارية ، أما الأقسام الفنية فتشمل(24) : التحرير، التصوير والرسم والخط، المطبعة والزنكوغراف، الإعلانات، التوزيع، الكمبيوتر، الميكروفيلم المطابع التجارية، تسويق الكتب، مراكز الأبحاث ، الأرشيف الصحفي والاستماع.






أما الأقسام الإدارية فتشمل : شئون العاملين ، الحسابات والمخازن .






ويضم كل قسم من الأقسام السابقة عدداً من الوظائف والأقســــام المختلفة ، فمثلاً جهاز " التحرير " بجريدة الأهرام اليومية يشمل الأقســـام التاليـــة :


1- قسم الدسك المركــزي 2- قسم المراجعة (سكرتارية التحرير)


3- قسم الإخراج الصحفي (السكرتارية الفنية) 4- قســـم التصحيـــح


5- قسم الدراسات الصحفية 6- قسم الأخبــار المحليـة


7- قسم الأخبار الخارجيـة 8- قسم التحقيقات الصحفيـة


9- قسم الحوادث والقضايـا 10- القسـم الأدبـــــي


11- القسـم العلمــــي 12- قســــم الفنـــون


13- القسم الرياضــــي 14- القســم الدينــــي


15- القسـم الثقافــــي 16- قســـم المحافظــات


17- قســــم المــرأة 18- قسم الشئون العربيـــة


19- القســـم الديبلوماســي 20 - القسم الاقتصـــــادي


21- قسم المكاتــب الخارجية 22- قسم الصفحات المتخصصة


23- قســـم المعلومـــات 24- قســــم التصويـــر


51- قسم التنظيمـــات الشعبيـــة (مجلس الشعب والشورى).






ولمواكبة التطورات التكنولوجيا الحديثة استحدثت " الأهرام " ثلاث مراكز داخلها وهي :


1- مركز الأهرام للإدارة والحسابات الإلكترونية .


2- مركز الأهــرام للترجمــة والنشـــر .


3- مركز الأهرام للترجمــة والميكروفيلــم .






وقد وفرت لها الإمكانات البشريــة والمادية من خبراء متخصصين ومعدات تكنولوجية ومراكز للتدريب وغيرها .






ولا يمكن أن نتخيل أن يعمل قسم التحرير - مثلاً - أو أي قسم آخر - بمعزل عن الأقسام الأخرى ، وقد وصف لنا هذه العلاقة د. فؤاد إبراهيم مدير عام " مؤسسة الأهرام المصرية " سابقاً عندما قـال (25):


" إن المتأمل في المراحـل التي تمر بها الصحيفــة اليومية عنـــد إصدارها يلحظ أنها تمر بخطوات لا شبه بين بعضها والبعـض الآخر ، فكل منها ذات طبيعة مختلفة ، وإن كانت متكاملة في مجموعها ، والجريــدة عند إصدارها تمر بمجموعة من المراحل المتنوعة تندرج من السعي وراء الخبر ، وإجـــراء تحقيق صحفي في كل ما يعني الرأي العام ، أو ما هو جديد ، وتبسيط الفكر وجعلــه في متناول جميع القراء مهما كانت درجة ثقافتهم ، وذلك كله إلى جانب العمل الإعلانــي الذي يلعب دوره في الإعلام والتعريف في مختلف المجالات ، وبانتهاء عمل الفكر المكتــوب تبدأ مرحلة العمل الصناعي ، فتتكاتف الخبرة مع الأجهــزة والآلات فتخرج الصحيفة من المطابع في ثـــوب جميل من الإخراج ، فضلاً عن وضوح الحــروف والصور ، وتحتاج تلك المرحلة إلى تضافر مجموعة كبيرة من القطاعات داخل الدار الصحفية تعمل جميعاً كما تعمل خلايا النحل ، فالتحرير دائب الاتصال بالمطبعـــة لتحديد الصفحات ووضع مشــروع جريدة اليوم التالي ، ومتابعة التنفيذ والمراجعة ، وإدخال التعديلات أثناء الطبع لملاحقة الأحداث التي تتابع ساعة بعد ساعة ، والمخازن تقف وراء المطابع تمدها بكافة احتياجاتها من الورق والحبر ولوازم الإنتاج الأخرى ، وأقسام الصيانة تعمل ساعات الليل والنهار للسهر على حسن سير الآلات حتى لا يتأخر موعد صدور الجريدة ، والأقسام الإدارية والمالية تسهر على خدمة كافة الإدارات والعاملين فيها وتنظيم العمل وتنسيقه حتى تدور عجلة الإنتاج في يسر وسهولة ، ذلك أن الوقت في العمل الصحفي يأبى التسويف أو التأجيل ، فالعمل ينفّذ فور صدور الأمر به ، والصعاب يجب أن تذلل في توها ، لأن المرحلة الأخيرة من العمل الصحفي اليومي في الانتظار وتقف لنا بالمرصاد ، وتعنى بالمرحلة الأخيرة ، عملية التوزيع والعمل على وصول الجريدة إلى كل ركن من أركان البلاد .. وبقدر نجاح التنسيق بين القطاعات العاملة في الدار الصحفية ، بقدر فرص النجاح للدار " .


***************************






الهياكل التنظيمية للمؤسسات الصحفية الفلسطينية :


الهيكل التنظيمي بمثابة النواة الأصلية للتنظيم الداخلي لكل صحيفة وهو يبرز على شكل خريطة تنظيمية تتكون من مجموعة خطوط ترتبط ببعضها البعض لتشكل الإطار العام والقلب النابض للمؤسسة الصحفية .






ويتضح من خلال نتائج دراسة أُجريت على عدد من الصحف الفلسطينية أن ثمة قواسم مشتركة تظهر في هياكل هذه الصحف ويمكن إيجازها في :


1- أن هياكلها بسيطة ومنقوصة ولا تغطي احتياجات المؤسسة ولا القراء.


2- المرونة الزائدة بحيث تعتبر عملية تغييـر هذه الهياكل تحت ظروف معينة متوفر بدرجة عالية وقابل للتطبيـق في أوقـــات شتى.


3- عدم التوصيف العلمي الدقيق للوظائف داخل الهياكل أدى إلى عدم استيفاء هذه الهياكل للصورة المطلوبة والكفيلة بتحقيــق أهــداف المؤسسة.


4- ملكية معظم الصحف لأفراد دون وجود مجلس إدارة فيها منحهم فرصة التحكم في تحديد الوظائف وتعيين الأشخاص حسب بعض الاعتبارات الخاصة و ليست المهنية .


5- افتقار الهياكل التنظيميـة إلى وجـــود قنوات اتصال حيــة بين خطوطها ومفرداتها مما أفقدهـــا التواصـل والتفاعـل الحقيقـي بدليل عدم عقد اجتماعات دورية منتظمة بين المستويات الإدارية المختلفة داخل الصحيفة .






وأظهرت الدراسة مدى العجز الذي يعتري هيكلية الصحف الفلسطينية ، الأمر الذي يتسبب بعدم قدرتها على ترجمة أهدافها وعدم تلبية رغبات الجمهور وتطلعاته التي لا تتوقف عند حدٍ معين، إضافة إلى عدم وجود تصور واضح لدى العاملين بهذه المؤسسات الصحفية نحو هياكلها التنظيمية ، علاوة على عدم اهتمام المسئوليـن فيها بتحديد هيكلية واضحة حيث يلجأون فـــي كثير من الأحيان إلى دمج أكثر من وظيفة في منصب لشخص واحد دون اعتماد مبدأ التخصص ، وتقسيم العمل الذي يدعم تنظيم الصحيفة ويزيد من فاعليته ومن وضوح هيكلها التنظيمي .


و رغم كل هذه الإشكالات الإدارية و التنظيمية إلا أنه يمكن القول بأن ثمة تطورات عدة طرأت على أوضاع الصحف الفلسطينية .










ثانياً : توصيف الوظائف


يمكن لمظاهر الازدواجية وتداخل الصلاحيات أن تختفي وأن يتحسن مستوى الأداء الوظيفي إذا ما تم اعتماد توصيف واضح ومحدد للوظائف داخل المؤسسة الصحفية.


ويقصد بعملية توصيف الوظائف توزيع الأعباء والأنشطـــة اللازمة للمؤسسة على مجموعة الوظائف المكونة لهذه المؤسســـة بحيث يكون مجموعها مساوياً لما هو مطلوب من المؤسســــة.


وينطلق الهيكل التنظيمي الجيد من التوصيف الصحيح والسليم و المحدد للوظائف باعتبارها حجر الزاوية في تصحيح الهيكل لأية منظمة ، وبالتالي فإن توصيف الوظيفة يقوم بدور هام في تحقيق أهداف المنظمة وسياساتها .


أنواع الوظائف في المؤسسات الإعلامية:


وفي إطار التنظيم في المؤسسات الإعلامية توجد ثلاثة أقسام رئيسة من الوظائف هي:






1- الوظائف القيادية : وهي الوظائـــف التي تخص المديريـن الذين يشرفون على العمل، ويخططـون له ، ويصدرون القرارات حولــه ، ويسيطرون على قنوات الاتصال داخل المؤسسة .






2- الوظائف التنفيذية : وهي التـــي تباشر التنفيـــذ اليومي للمهمات في إطار المؤسسة وتضم عدة أنواع :


أ- وظائف فنية: مثل التحرير - الإخراج - التصوير - الرسم - فنيو الصوت ... الخ .


ب- وظائف إبداعية : مثل المؤلفون - الكتاب - الرسامون .... الخ .


ج- وظائف إدارية مكتبية .


د- وظائف خدماتية مثل : السائقون - السكرتارية - عمان النظافة وغيرهم .


3- الوظائف الاستشارية: وهي الوظائف التي تقدم النصح والمشورات الفنية في كل ما يطلب منها إلى القيادة الإدارية في المؤسسة، سواء في حل المشكلات أو في رسم السياسات، مثل: المستشارون الفنيون والقانونيون و كذلك مستشار التحرير.






وعملية توصيف الوظائف ما هي إلا عملية منظمة لتجميع بيانات ومعلومات باستخدام الاستقصاءات والملاحظـات الشخصية والمقابلات وصولاً إلى " نموذج وصف الوظيفة " الذي يحتوي على مجموعات بيانات هي : اسم الوظيفة وموقعها ، ملخص العمل ، واجبات الوظيفة ومسئولياتها ، المستوى الإشرافـي ، ظـــروف تأدية العمل ومواصفات ومؤهلات شاغل الوظيفة.






ويجيب وصف الوظيفة على السؤال: " ما هي الخبرة والملامح الإنسانية الضرورية لأداء هذه الوظيفة بشكل جيد ؟ وهي تبين ما نوع الشخص الذي يجب تعبئته، وفي أي المهارات يجب اختباره.


وعليه فإن تحديد الوظيفة بمثابة قائمة تشمل عادة معلومات عن مثل هذه الفقرات المطلوبة : التعليم ، والخبرة ، والتدريب ، والحكم ، والمبادأة والجهد البدني ، والمهارات البدنية، ومهارات الاتصال والخصائص العاطفية ، والطلبات الحسية غير العادية مثل الرؤية ، الشم أو السمع.










التوصيف العلمي لأهم وظائف المؤسسة الصحفية


Ì اسم الوظيفة : المدير العام


الوصف الوظيفي العام:


يشرف على تخطيط ومتابعة كل أعمال الإدارة التابعة له تنظيما وهي الإدارات الرئيسة التالية:


الشؤون الإدارية و الشؤون المالية و الإعلانات و التوزيع و التنظيم والتخطيط و المطابع إضافة إلى الاستثمار والتمويل.


الواجبات والمسئوليات:


· الإشراف والتخطيط والتنفيذ حسب الاختصاصات


· اقتراح الخطط والبرامج التنفيذية للإدارات التابعة له


· الإشراف على إعداد الحساب الختامي للمنشأة


· يشارك في وضع خطة احتياجات المؤسسة من القوى البشرية


· اعتماد الصرف في حدود صلاحياته


· المشاركة في وضع السياسة الإنتاجية للمؤسسة


· المشاركة في إعداد النظم واللوائح الداخلية


· اقتراح نظم الحوافز والمكافآت






Ì اسم الوظيفة : رئيس التحرير


الوصف العام :


يقود هيئة التحرير لتحقيق السياسة التحريرية العامة للصحيفة التي يتولى رئاسة تحريرها ويكون مسئولا عن تنفيذها عن طريق تحفيز الأفكار وتنظيم الإمكانيات المتاحة للاستفادة منها علميا وهو المسئول أمام القانون عما ينشر في الصحيفة


الواجبات والمسئوليات:


· يشارك في وضع السياسة التحريرية العامة


· يشارك في وضع الخطط التنفيذية للسياسة التحريرية للمؤسسة


· يصدر توجيهاته اللازمة لتنفيذ العملية التحريرية لمدير التحرير


· يخطط لعملية تطوير النشاط التحريري المختلف في المطبعة ويحاول أن يعرف مكان الخلل


· يشرف على إعادة الصياغة وتصنيف الأخبار


· يفوض مدير التحرير في اعتماد المواد التحريرية


· يتابع المطبوعات المماثلة لمعرفة مستوى المطبوعة الحقيقي ويتناقش أسباب تخلف الجريدة في موضوع معين وأسباب مواصلة التفوق في جانب آخر


· يشارك في وضع السياسة الإعلانية للمطبوعة


· يشارك في السياسة التوزيعية للمطبوعة


· العمل على تطوير العمل الصحفي


· أن يكون قادرا على الكتابة الصحفية






Ì اسم الوظيفة: مدير تحرير


الوصف العام :


الإشراف على كل ( أو جزء من ) جهاز التحرير والعمل على تنفيذ السياسة العامة للجريدة والسياسة التنفيذية التي يصدرها رئيس التحرير وهو صاحب القرار التنفيذي بشأن المادة الصحفية والعمل اليومي


الواجبات والمسئوليات:


· العمل على تنفيذ توجيهات رئيس التحرير المتعلقة بالسياسة التحريرية العامة للمطبوعة


· وضع الخطط التنفيذية اللازمة لإصدار العدد وفقا لتوجيهات رئيس التحرير


· الإشراف على أقسام التحرير المختلفة وقسم الإستماع والوكالات


· إصدار التعليمات لرؤساء الأقسام ومتابعتهم في إنهاء أعمالهم ومحاسبتهم عن التقصير بشكل مباشر


· القيام بإعداد بعض المواد التحريرية ذات الجانب المهم


· مراجعة العدد بعد صدوره لمحاولة التعرف على جوانب القصور حتى يمكن تداركها في العدد القادم


· مراجعة المطبوعات المماثلة لمعرفة جوانب التفوق لديها ومناقشة ذلك في الإجتماع الدوري لهيئة التحرير


· التأكد من سلامة العمل وسرعته وانتظامه.






Ì اسم الوظيفة: سكرتير التحرير


الوصف العام :


الإشراف على الأعمال الفنية في التحرير من صياغة وصف وتصحيح ثم الإخراج والتنفيذ


الواجبات والمسئوليات:


· يشرف على تنسيق المواد


· يقوم بتوزيع المادة على الصفحات المختلفة حسب الخطة الموضوعة من قبل مجلس التحرير وإخراج المواد وفقا لهذا المخطط


· إعداد الماكيت للمطبوعة مبينا فيه المساحة الإعلانية وعدد الصفحات عن طريق التنسيق مع إدارة الإعلانات


· يشرف على تبنيط المادة وإرسالها للصف التصويري


· يتشرف على قسم التصوير


· يتشرف على تصحيح المواد


· يشرف على قسم الرسم والخط في الجريدة ( الأقسام الفنية )


· يقوم بمتابعة أعمال الطباعة


· الإشراف على قسم الاستماع والوكالات






Ì اسم الوظيفة :مدير إدارة الإعلانات


الوصف العام:


التخطيط للعملية الإعلانية وتنشيطها بما يكفل تحقيق أهداف المؤسسة


المسئوليات والواجبات


· يقترح خطط التحرك الإعلاني للمطبوعات المختلفة والسياسات التنفيذية اللازمة


· يشرف على إعمال المندوبين ويعمل على تسهيل مهماتهم


· يشارك بدرجة كبيرة في رسم السياسة الإعلانية بالمطبوعة


· إيجاد نظام ثابت لتنشيط الإعلانات وفقا للمواصفات المطلوبة


· العمل على إيجاد ودعم صلاته الخارجية


· حل مشاركة المعلنين وتطوير أسلوب التعامل معهم


· يقترح الخطط اللازمة لزيادة نصيب مطبوعات المؤسسة من السوق الإعلاني










Ì اسم الوظيفة: مدير إدارة التوزيع


الوصف العام:


الإشراف على جميع أعمال توزيع المطبوعات الخاصة بالمؤسسة والعمل على تطوير التوزيع بما يكفل أهداف المؤسسة


المسئوليات والواجبات


· إعداد الخطط اللازمة لتوزيع المطبوعات وتحديد ساعة الصفر لتسلمها


· إقتراح الخطط اللازمة لتوسيع عملية التوزيع


· متابعة العملية التوزيعية بشكل دقيق


· إعداد تقارير يومية عن أنشطة التوزيع والعاملين فيه


· حل مشاكل القراء التوزيعية


· المشاركة في وضع الخطة الزمنية للمنتجات الصحفية بالتعاون مع رئيس التحرير ومدير المطابع


· الإشراف على الدراسات التسويقية للمطبوعات بما يحقق فائدة التسويق في المؤسسة


إقتراح زيادة أو تخفيض النسخ حسب ما تؤكده الدراسات التسويقية التي تقوم بها الإدارة






Ì اسم الوظيفة: مدير مركز المعلومات والدراسات


الوصف العام:


الإشراف على أعمال مركز المعلومات والدراسات في المؤسسة


المسئوليات والواجبات:


· وضع خطط جمع وتبويب المعلومات الداخلية والخارجية وتحليلها وإدخالها في الحاسب الآلي


· العمل على توفير الاحتياجات والمعلومات للأنشطة المختلفة خصوصا التحرير


· وضع الخطط اللازمة لإنشاء ودعم الأرشيف الصحفي على أحداث وجه


· العمل على توفير المعلومات والدراسات اللازمة لمراكز اتخاذ القرار


· الإشراف على إنشاء وتطوير المكتبة


· يقوم بتوفير الدراسات التخصصية في المجال الصحفي


· إعداد البحوث والدراسات التي تطلب من جهات خارجية


وضع الخطط اللازمة لتطوير برامج الحاسب الآلي بما يحقق أكبر قدر من الاستفادة منه









































ثالثاً : الأنماط القيادية :


للقيادة دور مؤثر وهام في تحقيق أهداف المؤسسة وتطوير أداء المنظمة والعاملين وتحقيق الرضا لهم حيث أن طاعة المرؤوسين للقائد يعتمد بدرجة كبيرة على شخصية القائد ونمط قيادته .


و يمكن تحديد نمط القيادة من خلال عدة مؤشرات و مظاهر يتم رصدها و ملاحظتها داخل المؤسسة و بين المستويات الإدارية المختلفة.


@ وتنحصر بعض الأنماط القيادية في:


1- النمط الدكتاتوري : وهو لا يقيم أي اعتبار لرغبات الأفراد داخل المنظمة أو لحاجات الجماهير المرتبطة بها حيث أن هدفه الأول والأخير تحقيق أهداف المنظمة عن طريق قهر العاملين وتركيز السلطات والمسؤوليات في يد شخص واحد .


2- النمط الأوتوقراطي : ويتفق مع النمط الأول في أن القرار في النهاية بيد المدير ، غير أنه يسعى إلى أن يعمل المرؤوسون وفقاً لرغبته دون أن يعطيهم المجال للتأثير في صنع القرار ولكن بصورة أقل حدة من القائد الدكتاتوري ، ويسعى للحصول على رأيهم ويوزع المسئوليات في نطاق الإدارة العليا .


3- النمط الديمقراطي: ويقوم على أساس إشباع حاجات العاملين وإشراكهم في تحقيق أهداف المنظمة، ولذا تكون ثقة المدير كاملة بمرؤوسيه والحصول على رأيهم أمر حيوي ومهم، ولذلك يوزع سلطاتـه ومسئولياته.


و يمكن تجسيد هذا النمط في المؤسسات الإعلامية من خلال:


تشكيل مجلس إدارة ، و عقد اجتماعات دورية بين المستويات الإدارية المختلفة ، و العمل على تحقيق الرضا الوظيفي للعاملين إلى جانب الاهتمام بتحديد السلطات و المسئوليات و توصيف الوظائف.


4- النمط المتسيّب : وهدفـــه الأول زيادة شعبيته بين أوساط العاملين، لذلك يتركز عطاؤه في مجال العلاقات الاجتماعيـــة دون الاهتمام بالإنتاج ، وغالباً ما تتصف إدارته بالتسيـب والتساهـــل.

































































العوامل المؤثرة في تنظيم المؤسسة الصحفية






تتأثر المؤسسات الصحفية بعدد من العوامل لأنها تعمل في بيئة تسويقية ، ويعتمد نجاحها أو فشلها على عدد من القواعد التي تؤثر في الموقف التسويقي للصحف .






وتنحصر هذه العوامل في جانبين، عوامل خارجية وأخرى خاصة بالبيئة الداخلية يمكن توضيحها على النحو التالي :
























أولاً : العوامل الخاصة


بالبيئة الخارجية للتنظيم


ثانياً : العوامل المتعلقة


بالبيئة الداخلية



1- العوامل الحضارية والثقافية .


2- العوامل الاجتماعية والسكانية .


3- العوامل السياسية والاقتصادية والقانونية .


4- العوامل الجغرافية .


5- العوامل التقنية .


1- حجم المنظمة .


2- أنماط القيادة .


3- التقنية المستخدمة .







مشاكل الصحف التنظيمية والإدارية :


تواجه الصحف عادة مشاكل تنظيمية وإدارية متنوعة تتوزع على المشاكل المالية ، الإدارية ، السياسية ، السياسة التحريرية ، عدم الفصل بين أقسام الإدارة وأقسام التحرير داخل الصحيفة وغيرها مما يؤثر على رسالتها وأدائها .


أما عن المشكلات المؤثر في فاعلية التنظيم الهيكلي والإداري للصحف الفلسطينية فيمكن ترتيبها حسب نتائج بعض الدراسات على النحو التالي :


1- غياب التنظيم الإداري العلمـي الشامل و عدم وجود لوائـح داخليـة تنظيميـة .


2- تعدد الرؤســـاء والمدراء الآمرين مع وجود صراع داخلي بين الإدارة والعاملين بالصحيفة .


3- تقييد حرية العاملين والحد من إشراكهم في رسم سياسة الصحيفة .


4- عدم متابعة التطورات على الصعد المختلفة التحريرية و التقنية و الفنية.


5- عدم وجود حوافـز ومكافآت تشجيعيــة للعاملين .


6- عدم توصيف وظائف العاملين بالصحيفـة بدقـة .


7- عدم وضــوح أهــداف المؤسســة بالكامل .









مفاهيم و مصطلحات إدارية






Ûتفويض السلطــة Delegation of Authority


التفويض عملية يتم بمقتضاها تسيير العمل بوتيرة أفضل عبر دفع السلطة من الرئيس إلى المرؤوسين على أن تبقى المسئولية قائمة للجهة الأصلية المسئولة عن ضمان تنفيذ العمل بشكله المطلوب مما يفتح المجال أمام الرئيس لمحاسبة ومتابعة مرؤوسيه بشكل مستمر .






ويمكن تعريف تفويض السلطة بأنها : "عملية إيداع جزء من العمليات أو الوظائف الإدارية إلى أشخاص آخرين "، وينتج عن التفويض من الرئيس إلى المرؤوس ومنه إلى مرؤوسين آخرين هيكل هرمي يعرف بالهرم التنظيمي أو الهيكل التنظيمي.






وأوضحت معظم الدراسات المتخصصة أن مبدأ تفويض السلطة في العمل الإداري التنظيمي يقتضي وجود ثلاثة عناصر رئيسة ومترابطة وهي : تعيين الوظائف و منح السلطة بعد إسناد المسئولية للمروؤس و المساءلة والمحاسبة.


ويعتبر التفويض في المؤسسات الإعلامية أكثر حساسية من المؤسسات الأخرى لأنها تتعلق بأفكار ومضامين ورسائل إعلامية موجهة إلى الجمهور ، إضافة إلى خلفيات هذه المؤسسات الفكرية وسياسية .


ويتم تفويض الصحفي والإعلامي داخل هذه المؤسسات في نطاق عمله اليومي الميداني وذلك عبر اختيار الموضوعات والشخصيات والمناقشات والصور بصفة عامة دون تقييد ومن ثم تجري عملية تحريرها وتجهيزها للنشر بما لا يتعارض مع سياسة الصحيفة أو الوسيلة الإعلامية .










Û نطـاق الإشـراف Span of Supervision:


نظراً لاختلاف قدرات الأفراد فإن نطاق الإشراف الممنوح لمدير بتوليه مسؤولية عدد من المرؤوسين يختلف عن مدير آخر تبعاً لكفاءته ومهاراته الإدارية ومدى قدرته على التوجيه والمتابعة.


ويقصد بمبدأ الإشراف عدد المرؤوسين الذين يُشرف عليهم إداري واحد ويخضعون لسلطته ، ويعتبر نطاق الإشراف من العوامل الأساسية التي تحدد عدد الوظائف الإدارية في المنظمة وعدد المستويات الإدارية في التنظيم ، وقد حدد خبراء الإدارة وخبرائها نطاق الإشراف المناسب بين 4 - 8 أفراد أو من ( 8 – 12 ) فرداً، وكلما زاد عدد الأفراد عن هذا النطاق أصبح ضرورياً زيادة عدد الوظائف المقابلة لها وعدد المستويات الإدارية ، وليس من الضروري أن يكون نطاق الإشراف موحداً وثابتاً .


















Û المركزية واللامركزية Centralization and Decentralization






المركزية في العمل الإداري التنظيمي تعني تركيز السلطة، بينما اللامركزية تعني تفويض السلطة وهما مرتبطان بمبدأ تفويض السلطة .


- والمركزية تعني تمركز السلطة في يد شخص واحد أو في مستوى إداري واحد - الإدارة العليا - في هذه الحالة لن يكون هناك مديرين وبالتالي ليس هناك هيكلاً تنظيمياً واقعياً ، ويستدل على ذلك من ضيق نطاق اتخاذ القرارات وحصرها فقط بين شخص أو مستوى الإدارة العليا .


- أما اللامركزية فتعبر عن درجة تفويض السلطات من أعلى المستويات التنظيمية حتى أدناها، فاتساع أو ضيق نطاق اتخاذ القرارات في المستويات الإدارية يعكس المدى الذي ذهبت إليه من بيدهم السلطة أساساً في تفويضها للسلطة مع الأخذ بعين الاعتبار عدم التطرف في التفويض إلى المستويات الدنيا.










Û التنظيم غير الرسمي Informal Organization


ينشأ التنظيم الرسمي لتحديـــد السلطات والمسئوليات وصولاً إلى تحقيـــق الأهداف، فماذا يحدث عندما يعجز هذا التنظيم لسبب أو لآخر عن تحقيق أهداف أفراد المنظمة ؟


التنظيم غير الرسمي هو تكوين اجتماعي ينشأ بمجرد إجماع عدد من المرؤوسين على هدف معين لم يحققه التنظيم الرسمي ، وهذا النوع من التنظيم لا يقوم على السلطة الممنوحة بل على السلطة المقبولة ، بمعنى أن التنظيم غير الرسمي نمط من العلاقات الجماعية التي تنشأ خارج إطار هيكلية التنظيم الرسمي حيث تعود الأسباب الحقيقية لنشأته لعدم تحقيق التنظيم الرسمي لما يلي:


1- تحقيق الأهداف الشخصية لبعض أفراد التنظيم .


2- عــــدم إشباع الحاجــات الإنسانيـــة .






وتهتم معظم إدارات المنظمات بالتنظيم غير الرسمي حال تكوينه وظهوره لأن الاصطدام معه يقويه ويزيد من أنصاره خاصة إذا لم يتمكــــن التنظيم الرسمي من تحقيق أهداف أفراده أو بعض قيادته حيث أنه لا ينشأ فقط عند المستويات الدنيا بل عنـــد كافة المستويات الإدارية في المنظمة.


أنواعـه ومقوماته :


وينبغي أن تميز بن نوعين من التنظيم غير الرسمي : الأول التنظيم الجيد الذي يسعى إلى تحقيق أهداف المجموعة ولم يتمكن التنظيم الرسمي لسبب أو لآخر من تحقيقها ، فالتماسك بين التنظيمين ضرورة تحتمها مقتضيات التماسك الداخلي لتحقيق أهداف المنظمة ، والثاني التنظيم غير الرسمي الذي ينشأ بدون هدف ، أو تكون نشأته طفيلية دون مبرر وفي هذه الحالة يتطلب التماسك الداخلي للتنظيم للسيطرة عليه واحتوائه. ويستند التنظيم غير الرسمي على مجموعة من المقومات تعكس ديناميكية في مواجهة التنظيم الرسمي لما قد يشكله من قوة ضغط قادرة على التأثير.


Û البيروقراطيــة Bureaucracy:


تهدف الثورة الإدارية الحديثة إلى تحطيـــم البيروقراطية فـــي المؤسسات والتي تعتبر مشكلة الروتين والتعقيدات الإدارية أهم مظاهرها.






وقد وضع العالم الألماني " ماكس فيبر " أسس التنظيـــم البيروقراطي وكان يقصد به التنظيم الخاص بالمؤسسات كبيرة الحجم التي تسير وفــــق ضوابط رسمية محددة ، غير أن هذا المفهوم العلمي للبيروقراطيــــة ما لبث أن تحول إلى معنى آخر يتعلق بمساوئ ومشكلات الإدارة ، وعليه أصبـــح لدينا مفهوم علمي للبيروقراطية ومفهوم شائع أو دارج لها ويقصد به أمراض الإدارة .






المفهوم العلمي للبيروقراطية :


يقول ماكس فيبر إن البيروقراطية تمثل النمط الصادق للسلطة القانونية ، ويرى أن هناك حدوداً قضائية وثابتة منظمة بأحكام وذلك من خلال القوانين التنظيمية الإدارية ، ويرى كذلك أن إدارة المكتب الحديثة تقوم على وثائق مكتوبة - ملفات - وتعتمد على التدريب لاكتساب الخبرة ، وتتبع قوانين عامة وتكون مستقرة ومرهقة ، ويمكن تعلمها ، ويتحدث عن كفاءة البيروقراطية بقوله : إنها تكمن في تفوقها التكتيكي على جميع أشكال المنظمات الأخرى .


ومن ثم فإن تفوق البيروقراطية يكمن في الدقة ، عدم الغموض ، معرفة الملفات ، الاستمرارية، التمييز ، الوحــــدة ، الطاعة الجازمة ، تقليـــل الانقسامات وتقليل تكاليف المواد والأشخاص.


المفهوم الشائع للبيروقراطية : ويقصد به " البيروباثولوجي " بمعنى بعض الظواهر السلوكيـــة والإدارية والتنظيمية التي قد تصيب المنظمات وتؤثــر على أدائهــا ، ويطلق عليها البعض مفاسد ومساوئ الإدارة " الفســــــاد الإداري " .


ومن أهم مظاهر الأمراض البيروقراطية هي :


تضخم الجهاز الإداري ، الإسراف في النفقات والشكليات ، التعقيدات الإدارية " الروتين "، تركيز السلطة والانفراد باتخاذ القرارات ، الاستبداد ، التسلط الإداري ، الاتكالية والتكاسل في العمل ومساوئ نظام الخدمة المدنية .













!

https://www.mik1111.blogspot.com https://www.facebook.com/kauifi

بقلم محمد الكويفي

اعلامي ومدون من غزة -فلسطين- ماجستير ادارة إعلام، بكالوريوس صحافة واعلام، دبلوم تكنلوجيا معلومات، دبلوم لغة انجليزية في الصحافة والسياسة، مدرب اعلام وانتاج ....

Posted in: